Pred začetkom projekta se lahko vodja projekta sooči z največjim izzivom, s katerim se spoprijemajo vsi, ki določajo proračun projekta. Odločiti se mora o osnovnem proračunu, ki ga določi na začetku projekta, in bo v prihodnje še naprej spremljala in prilagajala proračun glede na dejanske stroške, ki so nastali med izvajanjem projekta.
Pregled proračuna projekta
Proračun projekta služi kot smernica in vključuje vse stroške za določeno podjetje s strani podjetja ali skupine v podjetju. Izračunani stroški vključujejo stroške za človeške vire za polno zaposlene, svetovalce in začasno osebje; stroške materiala, specifičnega za projekt; pisarniški viri, kot so papir in sponke; vse potrebne licence ali druge odobritve tretjih oseb; in potrošni material ter mehko blago. S tako številnimi spremenljivkami projektni proračun ni namenjen temu, da bi bil podoben računu, temveč je vodilo, da pomaga ekipi pri nalogi in stranki, da se zaveda tekočih stroškov. Vodja projekta skupaj s proračunskim odborom ali nosilcem projekta izračuna te potencialne stroške.
Resničnost proračuna projekta
Ker se med vsakim projektom pojavljajo nepredvideni dogodki, je proračun pogosto premikajoča se tarča. Za vodjo projekta je bistveno, da nenehno spremlja in poroča o vseh spremembah proračuna zaradi spremenljivk, kot so nepričakovani sestanki in potovanja, reševanje težav in odpravljanje napak ali nadure, da bi izpolnili roke.
