Spomini so standardna oblika poslovne korespondence. Napisani so tako, da so informativni ali zahtevajo dejanje. Lahko napišete notranje ali zunanje beležke. Zunanji zapisi so poslani ljudem zunaj vaše organizacije. Na primer, lahko pošljete posvetovalno sporočilo strokovnim svetovalcem, ki zaprosi za predlog za določen projekt. Morda boste zahtevali, da svetovalci pošljejo ponudbo za projekt, časovni okvir za dokončanje in nekaj vzorcev dela skozi zapisnik.
Napišite naslov za vašo posvetovalno sporočilo. Naslov vsebuje štiri vrstice, vsaka s posebno oznako: Za, Od, Datum in Zadeva. Vaše ime in ime vašega podjetja sta v prvi vrstici. V drugi vrstici so imena vseh strokovnih svetovalcev, ki jih pošiljate. Tretja vrstica je datum, ko nameravate poslati sporočilo, četrta vrstica pa naj bi v nekaj besedah pojasnila predmet beležke, na primer »Zahtevek za spletno oblikovanje predloga«.
Pojasnite namen svojega posvetovalnega zapisa v prvem odstavku. Sporočila so na splošno zgoščena in bistvena. Naj svetovalci vedo, kakšno vrsto projekta morate dokončati in ali iščete predloge kvalificiranih strokovnjakov.
Pogovorite se o podrobnostih svojega projekta v naslednjih nekaj odstavkih. Ti podatki lahko vključujejo kakršen koli proračun ali rok, ki ga imate, do katerega datuma želite prejemati predloge, kaj želite vključiti v predloge in postopek, ki ga boste uporabili za izbiro svetovalca.
Podatke o stiku navedite na začetku zadnjega odstavka. Svetovalcem povejte, kateri je najboljši način za stik z vami in kako želite prejemati informacije, ki jih zahtevate, na primer prek pošte ali e-pošte. Svetovalce opozorite na rok za odgovor. Ne pozabite se zahvaliti svetovalcem za svoj čas.
