V današnjem svetu lahko profesionalno komunicirate z več metodami. Pomembno je poznati pravila pravilne poslovne korespondence za pisma, e-pošto in voščilnice. Majhne napake lahko naredijo razliko med vtisom v osebo, ki prejme vašo korespondenco, in s tem, da ga krši. Prav tako je koristno vedeti, kdaj bo zadoščeno e-poštno sporočilo v primerjavi s tipkanim pismom ali ročno napisano opombo.
Tradicionalna pisma
Natisnite tradicionalne črke na pisemski papir z uporabo težjih ali teksturiranih zalog. Pismo mora vsebovati ime, naslov, telefonsko številko in e-poštni naslov pošiljatelja. Če glava pisma ni na voljo ali če je pismo osebno, se v zgornjem levem kotu prikaže ustrezen naslov osebe ali oseb, ki pošiljajo pismo. Na primer, če vi in vaš zakonec podjetju pošiljate pritožbo, navedite naslednje:
Gospod in gospa John A. Doe 123 Main St. Anywhere, ZDA 555-555-5555 [email protected]
Nato navedite prejemnika korespondence in naslov na levem robu. Ime in naslov morata biti uradna, vključno z njegovimi naslovi in oznakami.
Datum sledi v obliki črkovanja, na primer: 23. junij 2010. Pod datumom vključite vrstico, ki se nanaša na vsebino pisma, z uporabo obrazca "RE: (referenca)."
Pozdrav je naslednji in mora odražati vaš odnos do stranke. Če ste na podlagi prvega imena, jo pozdravite z "Draga" in vključite njeno ime. Če je pismo namenjeno oddelku ali neznanemu prejemniku, uporabite »Spoštovani« ali »Spoštovani gospod ali gospa:« ali celo »Na koga se nanaša«.
Vsa poslovna pisma se morajo uradno zapreti. Najboljša izbira za profesionalni zaključek je preprosto "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem". Izogibajte se končnicam.
Rokopisni zapisi
Ročno napisana opomba je primerna v številnih poslovnih situacijah, kot so zahvale, čestitke za dosežke, diplomi, rojstva družin, promocije in sožalje.
Ovojnica mora vsebovati formalno ime in naslov prejemnika. Vaš povratni naslov se mora pojaviti na zadnji strani ovojnice, čeprav lahko gre v zgornjem levem kotu sprednje strani.
Kartica mora vsebovati poznan pozdrav, ki temelji na vašem odnosu. Če ste na podlagi imena, uporabite ime. Če ne, izberite spoštljiv pozdrav, ki ustreza čustvu.
Ohranite telo beležke kratkotrajno, pisano ali natisnjeno v modri ali črni barvi. Če nimate primernega rokopisa, poiščite nekoga, ki to počne.
Pojdi na stvar. Če govorite hvala, izberite frazo ali dve, ki prejemnika opominja, za kaj se ji zahvaljujete, vendar ne preveč podrobno. Če nekoga čestitate, vključite, zakaj in, če je primerno, kako ste prejeli informacije. Če je naročnikova vloga bila v časopisu, na primer, posnemite objavo in jo vključite s kartico ali jo navedite v sporočilu.
Opombo zaključite z "S spoštovanjem". Če je prejemnik manj seznanjen s pismom, ga podpišite s formalnim imenom in naslovom. Če ste bolj znani, je vaše ime primerno.
E-naslov
E-pošta predstavlja nov predmet razprave za načine poslovnega komuniciranja. Prvo pravilo je vedeti, da vaš prejemnik sprejema ali želi elektronsko korespondenco.
Predstavite ugleden e-poštni profil. Vaš naslov in vrstica z zadevo morata biti prepoznavna in odražata vaše poslovno ali poklicno stanje. Če na primer pošiljate e-poštna sporočila strankam, morate namesto »[email protected]« uporabiti »[email protected]«.
Notranji naslov ni potreben, kot pri tradicionalnih črkah, zato začnite s pozdravom, ki mora odražati vaš odnos do prejemnika in biti čim bolj formalen. Običajna poslovna e-poštna napaka je pomanjkanje preprostega pozdravljanja, ki sporoči prejemniku, da je e-poštno sporočilo namenjeno njemu.
Ne uporabljajte e-pošte za reševanje poslovne težave, ki jo je treba obravnavati osebno. Izogibajte se spopadanju z e-pošto in ne pozabite, da e-poštna sporočila živijo večno na trdih diskih in strežnikih in jih lahko uporabljate na sodišču.
Izogibajte se potapljanju v poslovnih e-poštnih sporočilih. Če morate vključiti veliko podrobnosti, ustvarite dokument za njih in ga priložite namesto, da bi jih vstavili v telo e-pošte.
Izogibajte se čustvenim simbolom, računalniškemu slengu, klicajim ali vprašajem več kot enkrat in zakl. Če imate pomisleke glede vsebine ali oblike, jo poskusite natisniti na glavo in ovrednotiti njegovo strokovnost. Če se na papirju ne zdi profesionalno, v e-pošti ni strokovno.
Pokličite strokovnjaka za zaključek z "Hvala" ali "S spoštovanjem". Vaše poslovne in kontaktne informacije bi morale biti v vašem e-poštnem podpisu. Skeniran ali drugače elektronsko oblikovan podpis je sprejemljiv. Če običajno uporabljate ponudbo, slogan ali druge informacije, ocenite, kako primeren je za poslovne situacije.
