Računalniška tehnologija nas vodi v obdobje elektronskega shranjevanja. Podjetja vseh vrst se usmerjajo v smeri brezpapirnega urada, da bi zmanjšali stroške in povečali učinkovitost. Kljub vse večjemu poudarku na računalniških podatkih je velik del opravljenega poslovanja še vedno odvisen od shranjevanja tiskanih dokumentov. Odločitev o uporabi stranskih ali navpičnih datotek v pisarniškem okolju je odvisna od različnih dejavnikov.
Zgodovinsko vodenje evidence
Z leti se je potreba po vodenju evidenc povečala s povečanjem števila prebivalcev in z rojstvom novih podjetij. Poklici, kot so pravo in medicina, zahtevajo popolne in točne pisne podatke o poslovanju strank. Proizvajalci in trgovci na drobno se zanašajo na datoteke strank za neposredno prodajo in evidentiranje nakupov. V preteklosti je potreba po shranjevanju dokumentov ustvarila industrijske niše za podjetja, ki si prizadevajo zadostiti različnim potrebam pri arhiviranju. Skladiščenje dokumentov na delovnem mestu se je razvilo iz zloženih papirjev na policah in v luknjice v dobro premišljene zbirke, ki so na voljo pri številnih proizvajalcih.
Vertikalni sistemi arhiviranja
Vertikalne omare so starejše od glavnih omaric v priljubljeni uporabi. Lahko so izdelani iz lesa ali kovine in so na voljo z dvema, štirimi ali petimi predali. Datoteke z dvema predaloma so izdelane tako, da ustrezajo standardnim višinam pultov, kar je združljivo z delom. Pet navpičnih predalov je običajno visok 60 palcev in se pogosto ne uporabljajo v delovnih pisarnah, ker so zgornji predali previsoki za enostaven dostop. Uporabljajo se v prostorih za masovno shranjevanje, kjer je prostor izjemno velik. Navpične datoteke so na voljo v dveh osnovnih velikostih predalov, da se lahko prilagodi standardnim dokumentom o velikosti pisem in zakonu.
Sistemi za stransko vložitev
Stranske datoteke ponujajo nekatere prednosti pred vertikalnimi datotekami. Lahko sprejmejo dokumente velikosti in pravne velikosti. Stranske datoteke običajno zagotavljajo do ene tretjine več prostora za arhiviranje kot navpične predale. Ker so na voljo v višini mize, služijo dvojnemu namenu spisa in verodostojnosti. Oba predala sta zlahka dostopna, medtem ko sedita. Če delovna postaja zahteva pripravljeno in ponavljajočo se razpoložljivost določenih datotek, je stranska datoteka idealna rešitev. Zaradi te funkcije so najprimernejši zbirni sistem za vodilne delavce in strokovnjake.
Nasveti za arhiviranje
Pri izbiri omar za datoteke za vaše podjetje skrbno razmislite o tem, kako bodo datoteke uporabljale in katere osebje. Znotraj prodajnih predstavnikov ali tehnične podpore bodo ljudje, ki potrebujejo hiter dostop do dokumentov, najbolje služili z bočnimi zbirnimi sistemi. Najbolje je, da se posvetujete s strokovnjaki za vložitev, preden se zavežete bodisi na bočni ali navpični vložitvi. Veliki dobavitelji pisarniške opreme imajo na voljo usposobljeno osebje, ki priporoča najučinkovitejšo vrsto vloge za določeno poslovno podjetje. Ponudili bodo načrte načrtovanja in postavitve kot del prodajnega procesa.
Možnosti za razmislek
Posvetujte se z več podjetij, ki dobavljajo pisarne, ko razmišljate o datotečnih sistemih, da boste zagotovo dobili največ za svoj denar. Razmislite o možnih prihrankih z nakupom rabljenih predmetov od trgovcev ali na dražbah. Če so finančna sredstva tesna, preglejte možnost zakupa zahtevane opreme za arhiviranje.
