Analiza vrzeli opredeljuje razlike med želenimi ravnmi učinkovitosti in obstoječimi ravnmi učinkovitosti. Organizacija razvija programe in dejavnosti za zapolnitev teh vrzeli. V okviru analize razlik obstaja tveganje, da bo nekaj vplivalo na uspeh programov in dejavnosti. Organizacije morajo opredeliti in oceniti vpliv teh dejavnikov tveganja.
Vrste tveganj
Tveganja so lahko kategorizirana kot okoljska, finančna ali operativna. Med okoljska tveganja sodijo stvari, kot so konkurenca, regulacija in ekološki elementi. Finančna tveganja vključujejo obrestne mere, menjalne tečaje in razpoložljivost kreditov. Operativni dejavniki so notranji za organizacijo, kot so proizvodna linija, proračun, proizvodni objekti, procesi in človeški viri. Analiza SWOT (prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti) pomaga identificirati ta tveganja.
Analiza tveganja
Tveganja so tisti dejavniki, ki vplivajo na sposobnost organizacije ali projektne skupine, da dosežejo želene ravni uspešnosti. Merila tveganja določajo sprejemljive ravni tveganja. Toleranca okoljskega tveganja je lahko na primer nizka, medtem ko lahko uprava dopušča finančno tveganje za povečanje donosa naložb. Vsaka aktivnost ali projekt, namenjen zapolnitvi vrzeli v uspešnosti, se oceni na podlagi teh meril tveganja. Za potrditev meril tveganja je potrebno stalno spremljanje.
Upravljanje tveganja
Upravljanje tveganj zagotavlja okvir za sprejemanje odločitev. Zmanjšuje negotovost pri doseganju strateških ciljev, hkrati pa povečuje verjetnost uspeha. Vodstvo lahko sprejme ukrepe za odpravo, sprejemanje ali ublažitev tveganja. Dejavnost vrzeli lahko povzroči nizko verjetnost uspeha zaradi pomanjkanja znanj v organizaciji. Organizacija lahko zmanjša tveganje z razvijanjem veščin. Druga možnost je, da se organizacija lahko izogne tveganju tako, da prekine dejavnost ali projekt. Tretja možnost je, da sprejmete tveganje in nadaljujete z uporabo obstoječih spretnosti.
Zapiranje vrzeli
Upravljanje tveganja pomaga organizaciji razviti celovit in obvladljiv akcijski načrt za zapolnitev vrzeli v uspešnosti. Kvantifikacija tveganja upravljanju omogoča, da naložbe usmeri v sredstva, ki so potrebna za povečanje verjetnosti uspeha, s čimer se zapolnijo vrzeli v ravni uspešnosti. Na projektni ravni lahko na primer skupina ugotovi, da je proračun potreben za izpolnitev projektnih rezultatov. Skupina lahko bodisi prilagodi rezultate za izpolnjevanje obstoječega proračuna bodisi zahteva dodatna sredstva za izpolnitev ciljnih rezultatov.
Premisleki
Tveganje je sestavni del vsakega postopka odločanja. Analiza vrzeli je orodje za prepoznavanje ukrepov, potrebnih za doseganje želenih rezultatov. Kadar se organizacija sooča z več akcijskimi načrti in predlogi projektov, upravljanje zahteva metodo za ocenjevanje teh možnosti. Na primer, podjetje lahko zahteva programe za dosego določene donosnosti naložbe ali za izpolnitev določenih ekoloških standardov. Vnaprej določen in skladen niz dejavnikov tveganja je pomemben za zagotovitev, da so programi pravično ocenjeni. Ti dejavniki tveganja morajo biti jasno sporočeni v celotni organizaciji. V nasprotnem primeru lahko zaposleni in projektne skupine menijo, da se z njimi ravna nepošteno.
