Kot delodajalec se morate zavedati državnih in zveznih zakonov, ki določajo vrsto informacij, ki jih je treba ohraniti v kadrovskih dokumentih. Nekateri zahtevani osebni dokumenti vključujejo osebne kontaktne podatke za zaposlenega, delovni status, informacije o plačnih listih in informacije o uspešnosti.
Informacije o zaposlovanju
Informacije o zaposlovanju v osebnem dosjeju so običajno v obliki prijave za zaposlitev ali nove dokumentacije za najem. Datoteka lahko vključuje tudi kopijo pisma o ponudbi zaposlitve, ki je bila poslana zaposlenemu, in podpisano potrdilo zaposlenega, ki potrjuje, da je prejel kopijo priročnika za zaposlene v podjetju. Medtem ko mora osebni dosje za zaposlenega vključevati datum rojstva za namene dajatev, je nezakonito pridobiti te informacije za uporabo pri odločanju, ali najame osebo ali ne.
Delovni status
Delovni status je pravna dokumentacija, ki dokazuje, da je delavec sposoben delati v Združenih državah. Dokumentacija o zaposlitvenem statusu mora vsebovati kopijo osebne izkaznice zaposlenega. Če zaposleni ni državljan Združenih držav, je treba izpolniti izpolnjen obrazec I-9 (državljan ZDA, ki ni državljan ZDA), kopijo potnega lista zaposlenega in kopijo delovnega vizuma zaposlenega. v osebnem dosjeju zaposlenega.
Plače
Druga glavna sestavina kadrovske dokumentacije se nanaša na plačilno listo. Delodajalec mora vzdrževati posodobljen zvezni davčni obrazec W-4. Poleg obrazca W-4 lahko osebni spis vsebuje tudi časovne liste za plačilne roke, v katerih zaposleni delajo. Če ima zaposleni denar, ki je bil zakonito ukraden iz plače, mora biti sodni nalog ali kopija pogodbe tudi v osebnem dosjeju.
Informacije o uspešnosti
Ocenjevanje uspešnosti je sestavni del dosjeja zaposlenih. Te lahko vključujejo kopije poklicnih ciljev in ocene uspešnosti zaposlenega, ki jih je napisal nadzornik ali vodja zaposlenega. Kadar je to primerno, osebni spis vsebuje tudi opomine ali opozorila, ki jih zaposleni prejme v času svojega delovanja v podjetju.
Državne davčne informacije
Če ima država, v kateri upravljate svoje podjetje, državne takse, morate obdržati obrazec W-4 za davčne odtegljaje. Podobno kot zvezni davčni obrazec W-4, je treba državni obrazec posodabljati in ga hraniti v datoteki osebja zaposlenih kot rezervni zapis za ustrezne odbitke od plače zaposlenega in v primeru revizije, ki jo opravi IRS ali državna davčna agencija.
