Če boste obdržali ustrezno dokumentacijo, ki bo pripomogla k nemotenemu poslovanju, se boste lahko izognili reviziji prihodkov ob koncu leta. Če se soočite z revizijo prihodkov, pa lahko pravilno vložena dokumentacija olajša postopek. Vsem revizorjem lahko pomagate pri hranjenju vseh vaših potrdil o nakupih, stroških, donacijah in izpiskih bančnih računov skupaj z vsemi vloženimi davčnimi podaljšanji.
Bruto prejemki
Bruto prejemki izhajajo iz prodaje vašega blaga ali storitev. Ti vključujejo vaše blagajne, bančne položnice, potrdila, račune, potrdila o prejemu kreditne kartice in vse 1099-MISC-jeve, ki ste jih plačali samostojnim podjetnikom. Hranjenje teh dokumentov je potrebno, da vam kasneje pošljete davke in tako pokažete dohodek za vaše podjetje. Sprejemljive alternative za notranjo davčno službo (IRS) med revizijo, če nimate računa, kot je preklican ček, je izjava finančne institucije s številko preverjanja, zneskom preverjanja, imenom prejemnika plačila in datumom knjiženja zneska finančna institucija. Če je bilo plačilo izvršeno z elektronskim prenosom sredstev (EBT), mora izkaznica vsebovati ime prejemnika plačila, znesek in datum, ko je finančna institucija prenesla znesek. Za kreditne kartice mora biti v izpisku prikazan zaračunani znesek, ime prejemnika plačila in datum, ko je bila transakcija obdelana.
Nakupi in odhodki
Vsak poslovni nakup mora spremljati potrdilo v obliki potrdil o kreditni kartici, plačanih računov, preklicanih čekov in blagajniških listov. Strošek je nakup, ki ga vaše podjetje naredi, da ni prodano kot blago ali storitev, kot je pisarniško pohištvo ali računalniki. Vse potrdila hranite na mestu, kjer lahko takoj dostopate do njih.
Izjave o bančnem računu
Bančne izpiske za davčno davčno leto je treba vpisati z vašimi bruto prejemki, nakupi in stroški. Izjave so podprle tisto, kar je podjetje plačalo in vzelo za davčno leto. Davčno davčno leto je 12 zaporednih mesecev, ki se končajo zadnji dan katerega koli meseca, razen decembra.
Povračilo davka na izplačane plače
Potreben bo tudi znesek, ki ste ga izplačali zaposlenim kot čeke ali neposredne vloge. Povračilo davka na izplačane plače bi moralo vključevati vse zvezne in lokalne davke, pa tudi računovodstvo vseh zadržanih računov za upokojitev. Davek na izplačane plače zaposlenih je treba hraniti vsaj štiri leta, kar je zahtevana dolžina časa IRS.
Vodenje evidence
Vodenje evidenc, ki ga predlaga IRS, vključuje vodenje poslovne knjižice, dnevni in mesečni povzetek vaših denarnih prejemkov, dnevnik ali dnevnik vseh izdanih čekov, kakršne koli odškodnine za zaposlene in delovni list za amortizacijo. Druga IRS tip je, da vaše poslovne checkbook ločeno od vaše osebne čekovne knjižice. To se naredi, da bi se osebni stroški ločili od poslovnih stroškov. Hranite vse evidence za vaše podjetje vsaj minimalni znesek, ki ga zahteva IRS in vse vaše predhodno vložene davčne napovedi.
Zaposleni
Vodenje evidence o vseh vaših zaposlenih, tako preteklih in sedanjih, s številkami socialnega zavarovanja, kontaktnimi podatki in njihovimi obrazci I-9 in W-4 je zahteva IRS. Obrazec I-9 potrjuje, da je zaposleni zakonito sposoben delati v Združenih državah. Obrazec W-4 se izpolni za potrdilo o zadržanem nadomestilu za zaposlenega, ki vam omogoča, da ocenite, kolikšen del plače zaposlenega zadržite iz tabele na obrazcu.
