Večina podjetij pripravi letni poslovni načrt, ki vključuje finančno napoved, imenovano tudi proračun podjetja. Načrt ali proračun je orodje za upravljanje, ki zagotavlja strateško usmeritev podjetja. Prikazuje, kateri koraki so potrebni za izvajanje izbranih strategij - in koliko bodo stali ti koraki ali ukrepi - ter napoveduje prihodke in dobiček, ki naj bi bili posledica njihovega izvajanja. Ko so dejanski finančni rezultati na voljo, običajno ob koncu vsakega meseca, se ti rezultati primerjajo s proračunskimi zneski v poročilih o primerjavi proračuna.
Priprava
Dejanske finančne rezultate pripravi računovodska služba podjetja. Proračuni se lahko pripravijo tudi z računovodstvom ali pa obstaja specializiran oddelek za finančno načrtovanje in analizo, ki je odgovoren za pripravo proračuna. Proračuni so oblikovani v enakem formatu kot mesečni računovodski izkazi, zato so primerjave dejanskih rezultatov s proračunom lažje. Ti sistemi so običajno avtomatizirani, tako da se po vnosu proračunskih zneskov poročila o primerjavi samodejno ustvarijo takoj, ko so na voljo računovodske informacije.
Vrednost
Odstopanja med predvidenimi in dejanskimi podatki razkrivajo pomembne informacije vodstvu podjetja o tem, kako poslovanje poteka. Idealno bi bilo, da bi bil proračun skrbno pripravljen, da bi bil čim bolj natančen napoved, kaj bo podjetje lahko doseglo v naslednjem letu. Ko poročila o primerjavi proračuna kažejo na velike razlike, to pomeni, da so bile predpostavke, uporabljene za pripravo proračuna, napačne ali pa se je poslovno okolje spremenilo od pričakovanega. Poročila o primerjavi proračuna omogočajo vodstveni ekipi, da hitro ugotovijo, kje se pojavljajo težave.
Analiza in tolmačenje
V velikih podjetjih z mnogimi oddelki in številnimi oddelki je obseg izdelanih računovodskih izkazov lahko ogromen, kar pomeni, da je obseg poročil o proračunskih primerjavah velik. Računovodsko ali finančno osebje jemlje te podatke in pripravlja zbirna poročila za višje vodstvo. Ta poročila, pripravljena vsak mesec, vključujejo narativno obravnavo rezultatov in analizo razlogov za najpomembnejše razlike. Poročilo vsebuje grafikone in grafikone, ki ponazarjajo ključne trende, ki jih mora vodstvo pregledati in razpravljati. V primeru, da so stroški višji od proračuna, morajo analitiki, ki so zadolženi za pripravo poročil o primerjavi proračuna, večkrat poiskati računovodske dnevnike za to obdobje, da bi odkrili posebne razloge za odstopanja. Analiza odstopanj prihodkov vključuje določitev, ali je bila prodaja na enoto nižja od načrtovane ali pa je bila povprečna cena na enoto nižja od pričakovane.
Korektivni ukrepi
Po pregledu poročil o primerjavi proračuna mora višje vodstvo ugotoviti, ali so odstopanja dovolj pomembna, da upravičujejo sprejete korektivne ukrepe. Eno od vprašanj je, ali so bile variance enkratni nenavadni dogodki ali del ponavljajočega se vzorca. Če prodaja za en izdelek za nekaj mesecev pade pod proračun, se lahko izvede sprememba tržne strategije, da se prodaja vrne na pravo pot. Druga možnost je, da je primanjkljaj prihodkov posledica dejavnikov, ki presegajo zmožnost podjetja za obvladovanje, kot je splošna gospodarska recesija. Odziv v tem primeru bi lahko bil zmanjšanje proračunskih izdatkov za zmanjšanje razkoraka med proračunom in dejanskimi rezultati v prihodnjih mesecih.Najvišje vodstvo naslavlja višje od predvidenih stroškov s srečanjem z vodji, katerih oddelki so bili odgovorni za odstopanja, in sprašuje, zakaj so se pojavili.
