Če ste govornik, svetovalec ali pedagog, lahko seminarji predstavljajo vaše podjetje. Če ste drugi lastnik podjetja, so lahko seminarji ena izmed najboljših metod, s katerimi lahko tržite svoje podjetje. Ne glede na vaše razloge za organizacijo seminarja je treba upoštevati enake osnovne korake, da ustvarite dogodek, ki teče gladko in navdušuje vaše udeležence.
Izberite svojo temo. Če ste svetovalec ali govornik, ste verjetno povabljeni, da se pogovorite s skupino o določeni temi. Če ste lastnik podjetja, ki organizira seminar za promocijo vašega podjetja, izberite temo, ki bo privlačna za vašo ciljno stranko. Na primer, odvetnik lahko organizira brezplačen seminar za javnost o načrtovanju nepremičnin.
Izberite prizorišče. Poskusite oceniti število udeležencev in izberite prizorišče, ki bo imelo dovolj prostora za udobno sedenje. Pri izbiri prizorišča boste morali upoštevati tudi ceno. Nekateri prostori imajo lahko najemnino za več sto ali celo tisoč dolarjev, drugi pa so veliko bolj razumni. Hoteli imajo pogosto banketne prostore, kjer podjetja pogosto skličejo konvencije, zato je to lahko dober začetek pri iskanju lokacije.
Ustvarite in pošljite vabila. Odvisno od velikosti in formalnosti vašega dogodka se lahko vaša povabila raztezajo od preprostega dokumenta, ustvarjenega v programu Microsoft Word, do modnega oblikovanja, ki ga je ustvaril profesionalni oblikovalec. Vabila pošljite po pošti več tednov vnaprej, da se udeležencem omogoči, da načrtujejo udeležbo. Vabila ne pošiljajte tako daleč vnaprej, da bi jih lahko pozabili, preden prispe datum seminarja. Vabila lahko pošljete tudi po e-pošti, vendar ne pozabite, da se lahko končajo v več neželenih mapah prejemnikov.
Odločite se, ali boste ponudili kosilo ali lahke prigrizke. Če seminar traja več ur, je prijetno osvežitev. Če se vaš seminar začne zgodaj zjutraj ali teče čez kosilo, se priporoča kosilo. Nekatera prizorišča imajo obveznost, da uporabite storitve njihovega notranjega gostinca, ko organizirate dogodek v objektu. Prepričajte se, da poznate pravila vaše pogodbe, preden naročite osvežitev.
Ustvarite predstavitvene materiale. Naredite kopije izročkov ali jih natisnite na profesionalnem tiskalniku. Verjetno boste želeli ustvariti predstavitev v PowerPointu, tako da boste imeli vizualno referenco, ko vi ali vaš zvočnik predstavljate material. Za udeležence lahko preprosto ustvarite prospekt, tako da v možnosti tiskanja izberete "izročki". Poskrbite, da izberete tri na stran, in vaši udeleženci bodo lahko zapiske zapisali neposredno na izročkih.
Nekaj dni pred dogodkom dokončajte število udeležencev na podlagi vaših RSVP. Če se odločite, lahko pokličete druge ljudi, ki ste jih povabili, da jih opomnijo na vaš dogodek in jim date še eno priložnost za registracijo. Če je mogoče, pustite sporočilo vsem, ki jih ne dosežete, in jim naročite, naj vas čim prej pokličejo, če se nameravajo udeležiti.
Ustvarite prijavni list in oznake. Lepo je, da lahko udeleženci seminarjev spoznajo druge ljudi in takoj vidijo njihovo ime in od kod so. Odstrani nekatere neprijetne občutke, ki jih imajo ljudje, ko se predstavijo novim ljudem. List za prijavo se bo izkazal za koristnega, če nameravate udeležencem ponuditi kakršne koli kredite za nadaljnje izobraževanje ali če želite po seminarju ostati v stiku z udeleženci. Lahko zahtevate njihova imena, naslove, telefonske številke in e-poštne naslove. Zato je pametno ponuditi škatlo, ki jo lahko preverijo, če ne želijo prejemati nadaljnjih sporočil od vas.
Ustvarite pakete za vsako nastavitev tabele. Morda boste želeli vključiti brošure in druge promocijske materiale o vašem podjetju. Prav tako boste želeli dati nekaj, na kar bodo vaši udeleženci pisali, in pero, s katerim bodo lahko pisali. Če nimate teh elementov z logotipom podjetja, lahko prizorišče, kjer imate dogodek, vsebujejo peresa in blazinice, ki bi jih z veseljem zagotovili.
Podatke s kontaktno osebo na kraju dogodka potrdite nekaj dni pred dogodkom. Prav tako morate potrditi končno štetje glave pri svojem gostilniku, če imate hrano za hrano. Poskrbite, da bo vaš dostavljač vedel, če jih boste potrebovali za dobavo papirnih izdelkov, kot so krožniki, serviete ali skodelice. Izvedite vse plačilne dogovore. Nekatera prizorišča in gostinci zahtevajo vnaprejšnje plačilo, drugi pa z veseljem zbirajo denar na dan vašega dogodka.
Postavite svoj kraj dan pred ali zjutraj svojega dogodka. Boste želeli, da se prepričajte, da vaše osebje prizorišče je soba nastavljena tako, kot si vprašal. Prav tako boste želeli svoje pakete in druge materiale postaviti na vsako mesto pred prihodom gostov. Sprehodite se po sobi in poskrbite, da bodo vsi imeli jasen pogled na vas ali vašega govornika na sprednji strani sobe.
Načrtujte, da boste sami ali predstavnik vašega podjetja prisotni, ko bodo prvi gostje začeli prihajati na dan vašega dogodka. Želeli boste pozdraviti ljudi in jih usmeriti na prijavno ploščo, lokacijo sanitarij in osvežilne napitke.
Nasveti
-
Pri načrtovanju seminarja poskušajte ostati čim bolj organizirani. Majhne podrobnosti lahko te preplavijo, bolj organiziranega pa vodite do dogodka, bolj gladko bo potekal na velik dan.
Opozorilo
Vedno boste imeli nekaj udeležencev, ki so si rezervirali sedež na seminarju, ki se ne prikažejo na dan dogodka. Nastanejo izredne razmere ali se pojavijo druge težave, ki nekaterim ljudem preprečujejo, da bi dejansko prišle. Ne pustite, da vas moti. Možnosti so, da se bo v zadnjem trenutku pojavilo eno ali dve osebi in vprašali, če se še lahko udeležita.
