Izvedba seminarja o določeni temi lahko ljudi nauči nekaj novega, ponovno izobražuje ljudi o nečem, kar že poznajo, in uvaja napredek v vaši industriji. Vendar pa je seminar lahko drag. Obstaja več odločitev, ki jih boste morali sprejeti, da boste vedeli, koliko denarja za vaš seminar in številne dejavnike, ki bodo vplivali na skupne stroške.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Proračun seminarja
-
Ocena udeležencev
-
Seznam prodajalcev
-
Predhodni načrt proračuna za seminar
Začnite pripravljati proračunski načrt za svoj seminar tako, da določite, koliko denarja boste porabili za to. Če je vaša organizacija dodelila določen znesek za dogodek, morate vedeti, kaj je to. Če nameravate napolniti seminar v upanju, da boste celo prekinili, boste ugotovili, koliko zaračunavate glede na število pričakovanih udeležencev in celotne predvidene stroške dogodka.
Določite skupne stroške dogodka tako, da sestavite seznam potrebnih predmetov za izvedbo seminarja. Vključite stvari, kot so stroški najema objekta, če nimate prostora, stroške najema avdiovizualne opreme za predavatelje, stroške voditeljev, če so plačani, stroške tiskanih izročkov in pisal in stroške najema miz in stolov, če nameravate to storiti.
Zahtevajte proračunski načrt iz prejšnjega seminarja, ki ga je organizirala vaša organizacija, da dobite idejo, koliko je plačal za vsako od teh postavk. Prav tako boste želeli dobiti seznam priporočenih dobaviteljev, ki jih je vaša organizacija uporabljala v preteklosti. Če vaša organizacija ne more priporočiti nobenega prodajalca, se obrnite na vašo lokalno gospodarsko zbornico ali druge organizacije, s katerimi imate dobre odnose, in vprašajte, ali lahko priporočijo dobavitelje. Pokličite prodajalce, ki jih nameravate uporabiti, in zahtevajte ocene na podlagi števila udeležencev, ki jih nameravate imeti na svojem seminarju.
Spremljajte ocene dobaviteljev, tako da ustvarite obrazec v računalniku. Naredite razdelek za vsak element, ki ga potrebujete. Na primer, naredite razdelek z oznako »avdiovizualno« in vnesite v podjetju ter približno ceno. Če dobite ponudbe iz dveh podjetij, jih vključite oboje in njihove cene. Naredite to za vsako postavko na vašem seznamu in skupno vsoto. Če imate različne cene od podobnih prodajalcev, začnite z dodajanjem količine prodajalca, ki vam je ljubše, in preklopite na cenejšega prodajalca, če je vaša skupna cena preveč draga.
Primerjajte skupne predvidene stroške vašega seminarja z zneskom, ki ga je vaše podjetje načrtovalo, da vidite, ali je sprejemljivo. Če je strošek prevelik, razmislite o udeležbi udeležencev seminarja. Stroške seminarja ali stroške seminarja ločite od proračuna, s številom pričakovanih udeležencev, da določite, koliko bi morali zaračunati ljudem.
