Poznavanje občinstva je ključnega pomena za pisanje pisma za predstavitev vašega podjetja ali organizacije. Vaš namen je še eno bistveno dejstvo pri pisanju učinkovite poslovne komunikacije, ki vašemu bralcu posreduje namen in strukturo vaše organizacije. Namen uvodnega pisma je od objave prihoda vašega podjetja na zemljevid skupnosti do dobrodelne organizacije, ki prosi za finančno in neformalno podporo donatorjev in prostovoljcev.
Pridobite najvišjega izvršilnega direktorja vašega podjetja in nekoga, ki je seznanjen s tržnimi koncepti ali uslužbencem, odgovornim za trženje organizacije, da ustvarite uvodno pismo. Izvršni direktor podjetja ali ustanovitelj lahko da vpogled v namen podjetja in zakaj je bil ustanovljen, vaš tržni guru pa lahko osvetli, kako naj se pritoži na bazo strank podjetja.
Glasujte za najboljšo obliko za uvodno pismo. Če ima vaša organizacija močno mrežo socialnih medijev, kot tudi bazo strank, ki raje tradicionalno komunikacijo, pripravite dve različici svojega uvodnega pisma. Ustvarite eno sporočilo, ki je virusno in drugo, ki je bolj primerno za razširjanje.
Konstruirajte svoj prvi odstavek z mislijo na občinstvo. Poziv filantropom z odprtjem, kot je "Vsako leto fundacija ABC pomaga tisočim razseljenim ženskam rekonstruirati svoje življenje." Vendar pa bodo prihodnji lastniki podjetij cenili podjetniški nagib iz uvoda, ki pojasnjuje skromen začetek organizacije, kot je »XYZ Corporation se je začela v garaži Stevea Wilsona kot hobi dve desetletji, preden je povprečni Američan lahko privoščil domači računalnik«. Preostanek prvega odstavka uporabite za opis izvora ali fundacije vaše organizacije.
Pripravite drugi odstavek svojega uvodnega pisma, da pojasnite, kaj počne vaše podjetje ali organizacija - če usposabljate podzaposlene ali brezposelne delavce, opišite vrste usposabljanja na delovnem mestu, ki ga opravljate. Podobno, če prodajate izdelke na svetovnih trgih, opišite številne države, ki jih vaše podjetje vpliva, tako da svoje izdelke razdelite kupcem po vsem svetu.
Ustvarite sliko strukture vaše organizacije v tretjem odstavku. Izogibajte se preprosto sklicevanju na organizacijsko shemo - vaše uvodno pismo ne bi smelo vsebovati prilog. Opišite vodstveno ekipo in kako sodeluje vsak član ekipe pri razvoju strategije podjetja. Obvestite bralce o oddelčnih funkcijah vašega podjetja in o tem, kako službe delujejo. Spoznajte svoj človeški kapital; pojasnite, kako kvalifikacije in strokovno znanje vaših zaposlenih ter kako prispevajo k uspehu organizacije. "Zaposleni v podjetju XYZ Corporation imajo skupaj 75 let strokovnega znanja na področju računalniških omrežij in razvoja programske opreme" je primer priznavanja strokovnega znanja vaših zaposlenih.
Zaključite svoje pismo v četrtem odstavku, tako da ponovno navedete namen vaše predstavitve. Če ste novi v poslovni skupnosti, povabite stranke in celo druga podjetja, da se ustavijo v vaši trgovini ali obiščejo vaše spletno mesto. Za uvodno pismo, ki zahteva donacijo, ponovite namen vaše organizacije, njene pretekle uspehe in prosite za donacije. Udeležite svoje bralce, da boste izvedeli več o vašem podjetju in organizaciji.
Pripravite podpisno vrstico za najvišjega izvršilnega ali organizacijskega vodjo vašega podjetja. Pod pogojem, da je izvedljivo, pripravite kopije pisma za individualne in izvirne podpise - dodajo toplo, osebno noto poslovni komunikaciji.
