Potrditev računa je potrebna za vsako podjetje; vključuje navzkrižno preverjanje prejetih ali zaračunanih stroškov z plačanimi ali prejetimi zneski.Večina računovodskih sistemov je avtomatizirana, vendar so časi, ko je morda treba ročno preveriti račune. Mala podjetja lahko ročno potrdijo vse račune, ki delujejo tako dolgo, dokler obstaja sistem preverjanj in ravnovesij, ki bi zmanjšal nepoštenost zaposlenih.
Dohodni računi
En uslužbenec mora obračunavati račune ob prihodu, jih ločiti s prodajalcem in jih preveriti osebno ali jih posredovati zaposlenemu, ki je odgovoren za posamezni račun. Ali je račun veljaven, je odvisno od več dejavnikov, zato je bistvenega pomena, da vsaka na koncu pride na pravo mesto. Zaposleni mora nato preveriti vsako postavko, zabeležiti račun in posredovati račun za plačilo. Posamezniki, ki so odgovorni za potrjevanje računov, ne bi smeli imeti dostopa do sredstev za plačilo.
Odhodni računi
Pred pošiljanjem je treba preveriti točnost vseh odhodnih računov. Medtem ko je posameznik ali oddelek lahko odgovoren za vnos postavk, vključno s stroški prodaje in storitev, dodeljenimi stroški dela in vsemi materiali in potrebščinami, ki se uporabljajo za določeno delo. Vsak račun je treba navzkrižno preveriti z računom stranke, da se poveča zadovoljstvo strank z natančnim zaračunavanjem in zmanjšanjem stroškov dela zaradi popravkov računa.
Plačila
Ko so računi potrjeni, se prenesejo na posameznika ali oddelek za obdelavo plačil. Nujno je, da posameznik, ki je odgovoren za potrjevanje računov, nima dostopa do plačilnih sredstev. Ta sistem preverjanj in ravnotežij zagotavlja, da zaposleni nimajo možnosti ponarejanja čekov, plačevanja neobstoječih ali ponarejenih računov ali izvajanja drugih nepoštenih praks.
Izjave
Ko so izjave prispele ali poslane, jih je treba navzkrižno preveriti z vsakim računom stranke ali prodajalca, da se zagotovi natančnost. Podjetja, ki delujejo strogo ročno, morajo uvesti učinkovit sistem arhiviranja; vsi računi morajo biti po potrebi kopirani in vpisani pod imenom stranke ali prodajalca. Ko pridejo izjave, mora ločena oseba ali oddelek preveriti, ali se vsaka dajatev in plačilo natančno prikaže v izjavi. Ločevanje oddelka za preverjanje potrdil iz računa in plačilnih oddelkov zagotavlja nadaljnjo natančnost in odvrača od nepoštenega vedenja.
