Pred računalniško podprtimi finančnimi sistemi so bili vsi računovodski postopki izvedeni ročno, z uporabo papirja in svinčnika. Nekatera mala podjetja še vedno uporabljajo to staro metodologijo, znano tudi kot ročni računovodski sistem. Koncepti tako za ročni kot za računalniški sistem so enaki, spremenili so se le mehanike.
Koristi
Ročna metoda obračunavanja je veliko cenejša kot računalniški sistem. Nekaterim ljudem ni udobno delati z računalniki in bolje delati s papirjem in svinčnikom. Ročni sistem deluje, tudi če je električna energija izklopljena - za razliko od večine nastavitev računalnika. Druga prednost ročnega sistema je v tem, da ni podatkov o poškodbah ali podvajanju, kot se včasih zgodi z računovodsko programsko opremo. Ker je ročno računovodstvo preprosto in ne zahteva računalniškega znanja, lahko podjetja zaposlijo zaposlene za manj denarja, kar je velika prednost za mala podjetja.
Papirne blazinice
Računovodje so pred računalniškimi preglednicami in programsko opremo uporabljali tiskovine, ki so bile natisnjene s stolpci. Prvi stolpec na levi strani je običajno ozek in se uporablja za datume, medtem ko se drugi stolpec, najširši na strani, uporablja za opise. Računovodske ploščice vsebujejo štiri ali več stolpcev - vsak stolpec je ločen z dvojnimi črtami po strani. Blazinice so pogosto natisnjene v svetlo zeleni ali beli barvi s prostorom za vsako številko, kar zmanjša zmedo zaradi rokopisa. Vrstice na ploščicah odražajo poslovne transakcije, kot so transakcije prodaje ali inventarja.
Časopisi
Časopisi se uporabljajo za olajšanje ročnega računovodskega postopka. To so posebne blazinice za določen proces. Lahko imate na primer dnevnik za vse transakcije z gotovinskimi prejemki. Ko pride do prodaje, transakcijo zapišete v dnevnik kot eno postavko. Ob koncu tedna ali meseca se transakcije seštevajo in ena glavna knjiga v glavni knjigi - kredit za prodajo in obremenitev z denarjem.
Napake
Če uporabljate ročni računovodski sistem, morate imeti strategijo za učinkovito iskanje in popravljanje napak. Običajno najdete napako, ko sestavite poskusno bilanco, in je ne uravnovesite - obremenitve ne predstavljajo enakih kreditov. V tem primeru se prepričajte, da so stanja na dnevnikih in vnosih v dnevniku točni. Lahko zaženete kalkulatorski trak in ga pritrdite na vsako stran dnevnikov in glavne knjige ter se prepričajte, da so vrednosti pravilne. Prav tako morate pregledati poskusno bilanco za razumnost in primerjati številke s svojim zadnjim poskusnim ravnotežjem in iskati razlike, ki so lahko napake.
