Ali ste nova neprofitna organizacija, ki si želi spremeniti svet ali majhna skupina, ki skuša zbrati sredstva za šolske uniforme, je sprejemanje in obdelava denarnih donacij lahko težavno. Dobronamernih skladov raisers ni treba storiti veliko priti v resno vročo vodo z IRS, tako da uporabite nasvete v tem priročniku, da prihranite čas in trud z vzpostavitvijo strogih finančnih praks. Ugotovite, kako obdelati denarne donacije, odpreti tekoči račun in uporabiti internet za obvladovanje denarnih daril, tako da lahko vaša skupina pomaga drugim, namesto da večkrat pojasni, kako so zavarovana prizadevanja skupine.
Odprite bančni račun v imenu vaše organizacije ali podjetja. To ponavadi zahteva dokumentacijo, zato prinesite svojo listino, podzakonske akte, statute in druge vrste papirja, ki jih lahko uporabite kot dokaz o poslanstvu in načelih vaše organizacije.
Pooblastite dva podpisnika za vse gotovinske transakcije z vašim bančnim računom. Ta "dvojni podpis" ne zahteva več izvajanja, vendar je precejšnja pot do zagotovitve donatorjev in članov, da je vaša organizacija na višji ravni.
Pripravite standardni obrazec za „darovanje denarja“ in od vsakega darilca zahtevajte, da ga izpolni vsakič, ko ste plačali prispevek. Ta obrazec mora vključevati ime darovalca, naslov in druge kontaktne podatke, kraj za znesek gotovine, datum in mora vsebovati tudi pogoje, pod katerimi je darovanje --- vse ali delno --- dovoljeno kot odpis davka. Dodajte vrstico za podpis osebe, ki sprejema darovanje.
Kvalificirati vsako denarno darilo, da se prepričate, da se prilega v poslanstvo vaše organizacije. Prepričajte se, da ni priloženo nobeno besedilo in da v okviru prispevka ne bo prišlo do navzkrižja interesov ali protidajatev, preden bo vaša skupina to sprejela.
Strinjate se s standardno metodo za obdelavo donatorskih prispevkov. Uporabite tako imenovani dvojni sistem štetja, ki zahteva, da sta vsaj dva člana skupine prisotna pri vsaki transakciji z donacijsko škatlo. Fizični nadzor teh polj mora biti strogo nadzorovan. Hranite podroben zapis časa, datumov in ljudi, ki štejejo, prenašajo, deponirajo ali kako drugače premikajo sredstva za škatlo za darovanje.
Določite omejitve poročanja za denarne donacije za vzpostavitev pravnih preverjanj in ravnovesij. Nekatere skupine potrebujejo soglasje, preden je določen znesek mogoče sprejeti (npr. 1.000 USD), da bi v imenu skupine spremljali določene posebne interese.
Razmislite o uporabi storitev tretjih oseb, kot je Pay Pal, za obdelavo denarnih daril. Nobena spletna stran ni potrebna (čeprav mnogi klubi najdejo povezavo z Pay Pal prek povezave na domači strani) in podporniki lahko varne donacije iz svojih bank ali kreditnih kartic. Pot papirja je celovita in enostavna za uporabo. Pay Pal lahko vzpostavi tudi samodejne mesečne naročnine za pogoste dajalce.
Nastavite preglednice programa Excel (ali druge programske opreme za baze podatkov), da boste lahko spremljali vse denarne prejemke. Izkoristite donacije, čeke, transakcije s kreditnimi karticami, izkupiček iz plačilne bilance in pomožne prihodke, da bi spremljali, od kod prihaja denar skupine za prihodnja tržna prizadevanja.
Delajte z bančnikom ali računovodjo, če vaše članstvo ne vključuje člana ekipe, ki bi bil zadovoljen s finančnimi sredstvi. Vedno pošljite pismo zahvale darilcem takoj po prejemu denarne donacije. Ta dodatni dotik, ko je bil poslan pravočasno, opominja donatorja na njihov prispevek, veliko govori o hvaležnosti skupine in postavlja temelje za prihodnje pobude kampanje.
