V pisarniškem okolju je pomembno, da vedno ohranjate profesionalno obnašanje. Pravočasno je bistvenega pomena in vsak poskus je treba narediti, da pride pravočasno. Če ne pričakujete pomembnega klica, morate mobilne telefone izklopiti ali vklopiti, da ne bi motili pisarne. Oblecite se v ustrezno obleko za vrsto opravljenega posla. Na primer, nošenje kavbojk v profesionalnem pisarniškem okolju bi se štelo za neprimerno, vendar so kavbojke lahko sprejemljive obleke v gradbeni pisarni.
Storitev za stranke
Eden najpomembnejših dejavnikov v pisarniških postopkih je, kako se stranke obravnavajo, ko telefonirajo ali obiščejo pisarno.
Ko se osebno ukvarjate s strankami, je dobra ideja pozdraviti osebo z nasmehom in biti pozorna na njihove potrebe. Če stranka prihaja s pritožbo, pozorno prisluhne, vendar ne postane obrambna, konfrontacijska ali razburjena, bo služila samo za stopnjevanje situacije. Pokažite resnično zaskrbljenost zaradi izraza obraza ali govorice telesa, ko se stranka pritoži. Če kupec ranting, jim dovolite, da rant - ne poskušajte jih ustaviti ali govoriti o njih. Ko so izrazili svojo pritožbo, se mirno odzovejo tako, da jim poveste, kaj nameravate storiti, da jim pomagate ali komu jih boste napotili in kako bo ta oseba lahko pomagala pri reševanju problema.
Telefonski bonton
Ker vas oseba na drugem koncu linije ne vidi, je treba na telefone odgovoriti optimistično. Oseba na drugem koncu bi morala slišati »nasmeh« v vašem glasu. Vedno odgovorite na dohodne klice z imenom podjetja, ki skrbi, da navedete ime podjetja, tako da je razumljivo. Včasih je potrebno klicati, preden jih posredujete prejemniku. Poskusite narediti vse, da bo ime osebe pravilno. V primeru, da je klicatelj v primeru prekinitev zapisal ime kličočega, naj bo priročen, če prejemnik ne odgovori in se klic vrne nazaj. Tako boste lahko neposredno naslovili klicatelja.
Interakcija z drugimi zaposlenimi
Nikoli ni dobra ideja, da razpravljate o osebnih vprašanjih z drugimi zaposlenimi ali se vključite v pisarne. Politiki in veroizpovedi se je treba izogibati kot teme pogovora v pisarni.
Vedno bodite spoštljivi pri obravnavanju drugih zaposlenih. Dobro pravilo palca je, če je oseba, s katero se ukvarjate, podrejena, je v redu, da jih obravnava po svojem imenu, vendar mora biti nadzornik ali vodja naslovljen kot g. Ali g. ime.
Organizacija
Delovno območje mora biti vedno čisto, urejeno in urejeno. Če ste iz kakršnegakoli razloga zunaj bolnišnice ali odsotni iz pisarne, vam bo morda moral nekdo poiskati informacije iz vaše mize in vam ne bi bilo treba „brskati“ skozi vse, kar je na vašem delovnem mestu, da bi našli tisto, kar iščejo. Pomembno je tudi, da ne hranite osebnih predmetov v ali na vaši mizi, ker se nekdo, ki se mi po nesreči »spotakne« v nekaj, česar ne želite postati javna.
Pozor na podrobnosti
Če je za dokončanje dela potrebno več korakov, je dobro, da sestavite kontrolni seznam in označite vsako postavko, ko je končana. Ne glede na to, kakšne dolžnosti so dodeljene, je za dobro delo ključnega pomena podrobnost.
Če je ustvarjanje dokumenta del opravila, preverite črkovanje in slovnico na vsakem dokumentu. Ne glede na to, kakšno delo potrebuje, je vedno dobro, da pred ponovnim zagonom preverite delo.
