Dokumentacija je del poslovanja, proces zaposlovanja novega zaposlenega pa ni izjema. Obstajajo določeni dokumenti, ki jih morajo izpolniti novi zaposleni, kot so davčni odtegljaji in pisarniški posli z neposrednim deponiranjem. Vse potrebne obrazce skupaj z vsemi specifičnimi dokumenti podjetja mora zaposleni izpolniti in pravočasno obdelati, najbolje v prvem dnevu zaposlenega.
Novi dokumenti o zaposlenih
Novi zaposleni morajo izpolniti obrazec za prijavo na delovno mesto - če tega še niso storili - z navedbo popolnega naslova, kontaktnih številk, kontaktnih informacij za nujne primere, referenc in vseh predhodnih delovnih izkušenj, skupaj s soglasjem za preverjanje preteklosti in soglasje za zdravila testiranje. Večina zaposlenih izpolni prijavo in podpisane obrazce za soglasje med procesom razgovora in najema, če pa ne, bodo ti podatki izpolnjeni in obdelani za osebje.
Obrazci vlade
Vlada ZDA zahteva, da se za vsakega novega zaposlenega izpolni več obrazcev. Obrazec I-9 potrjuje identiteto vsakega posameznika, ki ga je zaposlil, in če je zakonito upravičen do dela v Združenih državah. Ta obrazec mora biti izpolnjen in podpisan najpozneje prvi dan zaposlitve in ga mora delodajalec obdržati skupaj s kopijo kartice socialnega zavarovanja zaposlenega. Obrazec W-4 podrobno opisuje nadomestilo za odtegljaje zaposlenega za namene zveznega davka na dohodek. Zaposleni morajo izpolniti nov obrazec W-4, če se nadomestilo za odtegljaje med letom spremeni.
Obrazec za nov najem države
V skladu z zveznim zakonom morajo vsi delodajalci poročati o vsakem novem najemu - v roku 20 dni od datuma najema - Uradu za izvrševanje otroškega varstva v ZDA. Ta državna agencija določi, ali zaposleni dolguje otroško pomoč. Nove zaposlitve lahko prijavite s kopijo obrazca W-4 ali obrazca podjetja, ki vsebuje iste podatke. Obrazci se lahko pošljejo elektronsko ali po pošti v državni register novih zaposlenih v državi, kjer zaposleni delajo.
Obrazec za neposredni depozit
Izpolnite obrazec za neposreden depozit in ga pretvorite v računovodstvo. Zaposleni bo moral navesti svoje ime, naslov in številke bančnih računov ter priložiti prazen neveljavni ček, da bo prejel neposredno vplačilo svojih plačil.
Prejem navodil / priročnikov za zaposlene
Novi zaposleni morajo dobiti kopijo priročnika podjetja in varnostnega priročnika, če je primerno. Vsak zaposleni mora podpisati in podpisati listino, ki potrjuje, da je prejela, in se držala pravil, navedenih v priročniku. Te oblike so pomembne, saj priročnik podjetja navaja vsa pravila podjetja, vključno s politiko na področju drog in alkohola, politike spolnega nadlegovanja, kodeksa ravnanja zaposlenih, klavzul o nerazkritju in prepovedi konkurence ter drugih ustreznih informacij o podjetju.
