Formalna poslovna pisma zahtevajo poseben protokol, ne glede na namen pisma. V večini primerov mora biti poslovno pismo jedrnato in kratko, običajno se ujema z eno stranjo. Čeprav morate uporabljati jasen, formalni slog pisanja, obstaja več primerov, v katerih je uporaba okrajšav primerna, da prihranite prostor in čas.
Predpone in časti
Pričakuje se, da bosta predponi in častnost skrajšani v pozdravu in drugod v pismu. Na primer, poslovno pismo bi se začelo s "Dragi gospod Johns," ne "Dragi gospod Johns." Večkratne številke vseh predpon in časti so prav tako skrajšane, kot npr. "Messrs" za večkratne moške prejemnike in "Mses" za več ženskih prejemnikov.
Imena podjetij
Na pisnem pismu in na "notranjem naslovu" sta imena podjetij - pošiljatelja in prejemnika. Morda ni primerno skrajšati katerega koli dela imena podjetja, razen če je ime podjetja registrirano s kratico. Na primer, če je družba registrirana kot "Motts, Inc.", lahko uporabite "Inc." na notranjem naslovu, ne da bi napisali "Incorporated". Prav tako ne nadomestite »&« za »in«, razen če je del imena podjetja.
Naslovi
Za razliko od sprednje strani ovojnice, mora biti stanje zapisano, ko je del pisma, glave ali notranjega naslova. Na primer, če je prejemnikova družba v Seattlu, bi bil notranji naslov "Seattle, Washington 98101".
Pogosto uporabljene kratice
Postskript, ki je po zaključku pisma dodatna izjava, je vedno izražen s kratico "P.S." Če skupaj z vašim pismom vključite dodatne dokumente, je sprejemljivo, da jih navedete tako, da napišete "priloge", ki jim sledi število dokumentov, ali pa jih skrajšate "Enc." pod vašim podpisom. RSVP je sprejemljiva kratica, ko zahtevate, da se prejemnik odzove na vaše pismo.
Teme in pisci
Predmet poslovnega pisma je lahko naveden pod datumom s kratico "Re" za "Vprašanje", ki ji sledi kratka izjava o temi. Če je pismo podpisano v imenu nekoga drugega, je okrajšava "p.p." lahko uporabite. Na primer, če sekretar v imenu svojega delodajalca napiše pismo, lahko pisatelj podpiše pismo in spremlja svoj podpis s p.p. in dodajte ime njenega delodajalca. "P.p." pomeni latinski izraz "na prokuracijo". Okrajšava "cc" tradicionalno pomeni "kopija", lahko pa pomeni tudi "kopije vljudnosti". V obeh primerih je navedeno, da je bilo poslanih več kopij pisma in da so imenovani ljudje, ki so jim bili ti izvodi poslani.
