Poslovni memorandum ali memorandum je eden od najpreprostejših načinov obveščanja kolegov in članov osebja o prihajajočem sestanku. Učinkovito obvestilo o sestanku bo zagotovilo osnovne informacije o sestanku na jasen, jedrnat in strokoven način.
Ustrezne informacije
- Sledite splošnemu formatu s štirimi točkami za naslov, ki mora vključevati Za, Od, Datum in Predmet v okrožnici za sestanek vaših uslužbencev. V polje „V“ bi morali biti vključeni vsi, ki so povabljeni na sestanek. »Iz« bo prikazalo vaše ime in naziv delovnega mesta. Datum obvestila na dan, ko je razdeljen. V polje »Zadeva« napišite, kaj je beležka, na primer »Srečanje voditeljev 15. avgusta 2019«.
- Navedite namen sestanka v uvodnem odstavku skupaj z vsemi osnovnimi pomembnimi informacijami, vključno s časom in lokacijo. Na primer: „Namen srečanja je razpravljati o revidiranem načrtu spodbud za zaposlene. Sestanek se bo začel ob 15.00. v glavni sejni sobi in traja eno uro. Vsi vodje in nadzorniki se morajo udeležiti. "
- Navedite povzetek tega, kar bo zajeto med sestankom v telesu beležke. Če je mogoče, hranite informacijo; pustite podrobnosti razpravljati na dejanskem sestanku. Na primer: »Kot rezultat vaših povratnih informacij bo podjetje 1. septembra 2019 uvajalo spremenjeni načrt spodbud za zaposlene. Nov načrt bo nagradil prodajne ekipe in ne samo posameznike, ko bodo izpolnili svoje mesečne in četrtletne cilje. Zavedamo se koristi našega prodajnega osebja, ki dela v timih, in upamo, da bomo s finančnimi spodbudami spodbudili ta trend. «
Nasveti
-
Vse informacije v obvestilu morajo biti pomembne za sestanek. Izogibajte se vključevanju informacij, ki se nanašajo na vprašanja, povezana s podjetjem, o katerih se ne bo razpravljalo na sestanku.
Pred sestankom
- Obvestite prejemnike obvestila, če jih je treba pripraviti na kakršenkoli način ali prebrati gradivo, preden se udeležite sestanka. Primer je lahko: »Vsakemu od vas bomo po elektronski pošti poslali revidirano obliko in načrte spodbud do konca dneva. Prosimo, da predčasno pregledate dokumente, da boste pripravljeni razpravljati o vsebini in zahtevati pojasnila, kjer je to potrebno."
- Obvestite povabljene, ko bo razdeljen dnevni red sestanka. Na primer: "Dnevni red bom razdelil po elektronski pošti vsaj 24 ur pred sestankom. Prosimo, preglejte dnevni red po prejemu."
- Prosite povabljene, da vas takoj obvestijo, če se ne morejo udeležiti sestanka, tako da lahko določite čas za pregled informacij z njimi. Tudi če pošiljate obvezen dopis o sestanku, so lahko nekateri zaposleni ali povabljeni na dopustu ali zunaj mesta na potovanju, povezanim z delom.
Nasveti
-
Vabljeni bodo vedeli, ali ste pripravljeni odgovoriti na vprašanja o temi srečanja vnaprej ali če je treba vsa pojasnila obravnavati na dejanskem sestanku. Navedite telefonsko številko za stik ali e-poštni naslov, če boste vprašanja vnašali vnaprej.
