Počasno izpolnjevanje naročil lahko zmanjša kakovost storitve za stranke, ki jo lahko zagotovi vaše podjetje. Nižja kakovost storitev za stranke bo sčasoma vplivala na finančno spodnjo linijo vašega podjetja. Pridobivanje odobritev za naročila, obdelana čim hitreje in učinkoviteje, pomeni, da bo vaše podjetje imelo potrebne zaloge, da bodo stvari potekale pravočasno. Uporaba e-poštnega odjemalca Microsoft Outlook za pošiljanje zahtevkov za odobritev naročil lahko pomaga racionalizirati postopek naročanja blaga ali blaga na debelo in hkrati zagotoviti, da sledite pravilnim postopkom nakupa.
Pripravite naročilo
Pojdite na spletno stran Predloge za nakup in prodajo Microsoft Office in izberite predlogo. Prepričajte se, da lahko odprete, uredite in shranite predlogo v programu v računalniku. Ustvarite predloge s programom Microsoft Excel, Microsoft Word ali drug ustrezen program.
Izberite »Odpri«, ko kliknete gumb »Prenesi« za izbrano predlogo, da odprete predlogo v določenem programu. Prilagodite predlogo, da bo ustrezala vašim potrebam in jo shranite v računalnik.
Ustvarite in shranite lastno prilagojeno predlogo, če vam ni všeč nobena od predlog, ki so na voljo v Microsoftu. Če je potrebno, lahko Microsoftove predloge uporabite kot vodilo.
Ustvarite »Nov dokument« na podlagi vaše predloge v programskem meniju. Uporaba bližnjice ne bo omogočala dostopa do predlog. Izpolnite dokument in ga shranite v računalnik.
S finančnim programom pošljite naročilo, če tako ustvarite naročila. Nekateri finančni programi, kot so QuickBooks imajo Microsoft Outlook integracijo, tako da lahko pošljete naročilo za odobritev neposredno iz programa.
Izvozna naročila lahko izvozite iz finančne programske opreme brez integracije z Microsoft Outlookom, če je mogoče, z uporabo preglednice ali besedne oblike. Če to ni mogoče, natisnite dokončano naročilo kot dokument PDF in ga shranite v računalnik.
Pošljite naročilo
Odprite Microsoft Outlook in kliknite gumb »Novo« v zgornjem levem kotu, da odprete novo sporočilo.
Pojdite na zavihek »Vstavi«. Kliknite »Priloži datoteko« in se pomaknite do naročila, da ga izberete. Kliknite gumb »Vstavi«, da ga priložite e-poštnemu sporočilu.
Nastavite velikost pisave na 14 in barvo pisave na črno. Vnesite »Preveril sem in odobril priloženo naročilo:« Začnite novo vrstico.
Nastavite velikost pisave na 11 in barvo pisave na sivo. Vnesite »Preglejte priloženo naročilo in odgovorite na to e-poštno sporočilo. Vnesite "Y- Vaše ime", da potrdite naročilo ali "N- Vaše ime", da zavrnete naročilo. Opomba: Odgovor mora izhajati iz e-poštnega računa, na katerega je bil poslan.
Preskočite štiri vrstice in nastavite velikost pisave na 14 in barvo pisave na črno. Vnesite » Nisem pooblaščen za odobritev tega naročila.« Začnite novo vrstico.
Nastavite velikost pisave na 11 in barvo pisave na sivo. Vnesite »Odgovori pošiljatelju. V zgornje polje postavite X, če niste pooblaščeni za odobritev tega naročila in če veste, kdo je, navedite ime, na primer X - Bill Smith. “
Nasveti
-
Natisnite kopijo odobrenega e-poštnega naročila in ga priložite računu za nakup, da boste dokumentirali, da je bil nakup odobren.
Opozorilo
Pridobivanje fizičnega podpisa je varnejše od odobritve e-pošte, ker lahko nekdo drug dostopa do e-poštnega računa osebe, če je podpisan ves dan.
