To je koristno za strokovnjake, da imajo dobro razumevanje poslovnega pisanja, zlasti če so na upravnem položaju. Ko vas šef prosi, da nekaj napišete v poslovni obliki, kot je beležka, morate vedeti, kako to narediti. V nasprotnem primeru ne boste imeli vpliva, ki ga želite na prejemnike. Tega scenarija se lahko izognete tako, da veste, kako napisati beležko v standardnem poslovnem formatu.
Ustvarite beležko, ki vključuje vse razdelke standardov, ki vključuje naslov, namen, razpravo in zaključek, svetuje Hodu.com. Povzetek je izbirni del.
Nastavite naslov za beležko. Vsi beležki bodo imeli standardni naslov, ki vključuje štiri vrstice, ki naj bodo označene kot »Za«, »Od«, »Datum« in »Predmet«.
Vnesite naslov beležke. Po »Za« vnesite, komu se razpošilja pismo, na primer določeno osebo, skupino ljudi ali oddelek. Za »Od« postavite svoje ime ali ime osebe, za katero pišete, na primer svojega šefa. Vnesite datum razdelitve za besedo »Datum«. Vnesite nekaj besed, ki povzemajo namen beležke v vrstici »Zadeva«.
Vnesite kratek odstavek, ki pojasnjuje namen sporočila v nekaj stavkih. Beležka je lahko iz informativnih razlogov, da pojasni problem ali zahteva prejemanje določenega dejanja.
Podrobno razpravljajte o namenu beležke v naslednjih nekaj odstavkih. Ne dajajte nepotrebnih informacij ali ponavljanja, temveč ponudite dovolj podrobnosti, da bodo vsi prejemniki razumeli razlog za dopis in njegov pomen.
Napišite ukrep, če obstaja, ki ga morajo prejemniki sprejeti v zadnjem odstavku. Pojasnite, kaj je treba storiti in kako ga doseči.
Na konec beležke dodajte odsek s povzetkom, če je daljši od ene strani ali vsebuje zelo podrobne in zapletene informacije. To vam bo pomagalo razjasniti namen vaše beležke in prejemnikom dati referenco, da se ozrejo nazaj, ne da bi morali znova prebrati celotno beležko. V poglavje o povzetku vključite vse ključne točke in ukrepe, ki jih je treba sprejeti.
