Natančno poročilo o delu je ključnega pomena za vzpostavitev uspešnega odnosa med vašim podjetjem in izvajalcem vzdrževanja. Določanje jasnih servisnih pričakovanj pred začetkom ponudbe vam lahko pomaga, da se izognete nesporazumom, ki so najpogostejši vzrok neuspehov pri vzdrževanju zunanjih izvajalcev. Ko imate zmagovalno ponudbo, se dogovorite o pogojih in napišite jasno, dobro opredeljeno pogodbo za vzdrževanje.
Zahteve za vzdrževanje
Tradicionalne sporazume na ravni storitev, ki temeljijo na vnosu podatkov, zamenjajte z večino naročil storitev z zahtevami za vzdrževanje, ki temeljijo na rezultatih. Za razliko od sporazumov na ravni storitev, ki običajno vključujejo sezname nalog in zahtevanih materialov, zahteve za vzdrževanje opredeljujejo tako rezultate kot ključne kazalnike uspešnosti, vendar omogočajo izvajalcu, da določi, katere korake in materiale je potrebno za dosego cilja. Zahteve, ki temeljijo na rezultatih, so še posebej pomembne, če izvajate storitve zunanjega izvajanja ali vzdrževanja opreme, ker vam primanjkuje lastnega znanja ali spretnosti.
Parametri pogodbe
Določite parametre, ki omogočajo učinkovito upravljanje pogodb. Na primer, vključite klavzulo, ki določa sistem delovnega naročila, ki zagotavlja, da vzdrževalno osebje ne sprejema zahtev za vzdrževanje neposredno od zaposlenih in zagotavlja tudi način, kako spremljati uspešnost izvajalca in nujne ali nujne zahteve za vzdrževanje. Vključite klavzulo, ki določa, kdo je odgovoren za zagotavljanje in plačevanje orodij in potrebščin, potrebnih za opravljanje vzdrževalnih del.
Prednostite izredne razmere in čas odziva
Odzivanje na nujne primere v zvezi z vzdrževanjem z vključitvijo potrebe po dežurstvu in prednostno obravnavo odzivnih ur po urah glede na stopnjo nujnosti. Odvisno od zahtev za vzdrževalne storitve lahko nastavite pričakovanja, ki se nanašajo samo na delovni dan, ali tista, ki zahteva, da je izvajalec na voljo 24 ur na dan, sedem dni v tednu, 365 dni na leto. Določite prednostne pozive po urniku kot rutinsko, nujno ali v sili in nastavite čas odziva za nujne in nujne klice za vzdrževanje. Na primer, neustrezno delovanje klimatske naprave kategorizirajte kot nujno in zahtevajte, da je osebje, ki vzdržuje dežurstvo, na delovišču in delajo na popravilu v dveh urah.
Opišite model plačila
Odločite se za plačilno strukturo, ki deluje za vas in izvajalca. Kombinacija fiksnih in spremenljivih plačil dobro deluje za večino pogodb o vzdrževanju. Uporabite model plačila s fiksno ceno za rutinsko vzdrževanje na delovnem mestu in variabilni model plačila za nujne klice na zahtevo za dežurstvo in po izteku ur. Na primer, povečanje plačila fiksne pristojbine za 10 odstotkov za nujne klice po času in 20 odstotkov za klice v sili. Vključite model povračila stroškov, če nameravate izvajalcu povrniti vsa ali odstotek orodij in potrebščin, ki jih zagotavlja.
