Odvisno od velikosti dogodka, načrtovanje dogodka zahteva naložbo časa in denarja. Ključ do uspešnega načrtovanja dogodka je, da imate bodisi močne organizacijske sposobnosti bodisi najeti dobro ekipo. Primeri projektov dogodkov so delavnice, razprave in promocije.
Zgradite ekipo. Vsak član skupine bi moral imeti močne organizacijske in komunikacijske spretnosti ter biti na voljo za redna srečanja o posodobitvi napredka.
Ustvarite seznam opravil z roki. Ta kontrolni seznam mora vključevati vse naloge, ki jih je treba opraviti za projekt dogodka. Vsaki nalogi dodelite člana ekipe. Glede na vrsto dogodka in zapletenost uporabite programsko opremo za upravljanje projektov ali preglednico, da ostanete organizirani. Na primer, če uporabljate preglednico, lahko nalagate en stolpec, naslednji je kdo je dodeljen in nato rok. Na kontrolnem seznamu je treba vključiti elemente, kot so najem prodajalcev, naročanje posebnih zalog, rezervacija lokacije, rezervacija letala govorca, ureditev gostinskih storitev, tržne pobude in promocije, ki jih je treba opraviti.
Spremljajte napredek. Redno preverjajte s člani skupine, da so na urniku za opravljanje nalog in da se zavedate nečesa izjemnega. Če uporabljate programsko opremo za upravljanje projektov ali preglednico, jo posodobite z napredkom vsakega člana.
Pripravite proračun. Proračun mora vključevati predvidene stroške in manevrski prostor za nepričakovane stroške. Bodite realni glede stroškov in se prepričajte, da je vsak član ekipe seznanjen s tem, kateri proračun mora biti izpolnjen. Če mora biti član skupine v proračunu za določeno postavko na seznamu, naj se o tem predhodno obvesti.
