Pogosto, ko organizacija išče zunanjo pomoč za projekt, izda RFP ali zahtevo za predlog. Izvajalci se nato odzovejo na RFP, kjer navedejo, kako lahko pomagajo pri projektu in zakaj je njihovo podjetje ali ekipa najboljša možnost za delo. Da bi dobili najbolj popolne odgovore in naredili pravo izbiro, morajo RFP vsebovati nekatere osnovne informacije.
RFP se mora vedno začeti z uvodom in pregledom organizacije, ki je izdala zahtevo, in problemom ali projektom, kjer je pomoč potrebna. Uvedba običajno ni več kot odstavek ali dva in mora vključevati tudi datum zapadlosti projekta in predlaganega proračuna. Vključitev teh informacij pomaga podjetjem, da se odločijo, ali se bodo odzvali na RFP.
Podrobnosti projekta
Drugi del RFP mora vsebovati podrobnosti o določenem projektu ali programu. Navedite podrobnosti o namenu in strukturi projekta ter podrobnosti glede dela skupine, lokacije, urnika in statusa projekta. Te informacije anketirancem pomagajo razumeti kontekst projekta; nato lahko svoj odziv prilagajajo potrebam organizacije, ki je zaprosila.
Obseg storitve
RFP mora podrobno opisati, katere storitve iščete od zunanjega podjetja. Ta obseg storitev je verjetno najpomembnejši del RFP, saj se bodo odzvana podjetja zelo zavzela za razvoj predlogov, ki bodo ustrezali vsem vašim potrebam. Medtem ko morate vključiti posebne naloge, ki so ključne za dokončanje projekta, mora biti seznam potrebnih storitev precej splošen, saj bo vsako podjetje, ki bo odgovorilo, imelo svoj pristop k projektu. Omogočanje zunanjim podjetjem, da podrobno predstavijo svoje zamisli in procese, vam lahko pomagajo pri odločanju o najboljšem podjetju za delo.
Proračun
Medtem ko nekatera podjetja, ki izdajajo RFP, oklevajo vključiti proračunske informacije, če imate strog proračun, nato pa jih vključite v RFP. RFP mora vključevati oddelek, v katerem se od podjetij zahteva, da podrobno navedejo, kako nameravajo uporabiti proračun, ter razčlenitev njihovih zahtev in postopkov obračunavanja in plačila. Vključite tudi informacije o vrsti pogodbe, ki jo odobravate, in trajanju pogodbe.
Kvalifikacije
Ko izberete zunanje podjetje, ki bo delalo z vašim podjetjem, želite najboljše, najbolj kvalificirano podjetje, ki si ga lahko privoščite. RFP mora vključevati oddelek, v katerem lahko odgovorna podjetja podrobno opredelijo svoje kvalifikacije za to delovno mesto. Če iščete posebne izkušnje, vprašajte anketirance, naj podrobno razčlenijo svoje spretnosti in izkušnje na tem področju. Poleg tega zahtevajte reference za podjetje kot celoto ali za posamezne člane skupine.
Ocenjevanje in predložitev
Poročila morajo vsebovati razčlenitev meril za ocenjevanje in navodila za predložitev predloga. Bodite jasni in natančni, navedite datum in čas roka ter določen naslov, kjer boste prejeli predloge. Če obstajajo okoliščine, ki bi vodile k takojšnji diskvalifikaciji, jih vključite tudi.
