Kot zavarovalni zastopnik boste morali zavrniti določene zahtevke. Ko zavrnete zahtevek, morate stranki poslati pismo s podrobnostmi o razlogih za zavrnitev. To je lahko nerodno, vendar je del vašega dela. Obdržite pismo strokovno in jedrnato, da bo interakcija čim enostavnejša za vas in za stranko.
Nasveti
-
Bodite prepričani, da vključite posebne podrobnosti o zavrnitvi ali pa stranka lahko toži zavarovalnico za škodo zaradi škodnega zavarovanja.
Kakšni so razlogi za zavrnitev zahtevka stranke?
Nekateri pogosti razlogi za zavrnitev zahtevkov za zavarovanje so:
- Škoda ni zajeta v politiki stranke.
- Stranka ni plačala zavarovalnih premij.
- Ni dovolj dokazov, ki bi podprli trditev.
- Zahtevek ni bil vložen pravočasno.
- Stranka je podala napačne informacije.
Ta seznam ni izčrpen in morda obstajajo drugi razlogi za zavrnitev zahtevka. Pomembno je jasno navesti te razloge. Če stranka ni zadovoljna z razlogi, ki jih navedete, ima lahko pravico do pritožbe.
Kaj bi moralo biti v vašem pismu o zavrnitvi zahtevka?
Vaša zavrnilna pisma morajo vsebovati:
- Vaše ime, položaj in podjetje.
- Datum vložitve zahtevka.
- Datum vaše zavrnitve.
- Razlog za zavrnitev.
- Številka politike stranke.
- Številka zahtevka.
V svojem podjetju si oglejte slogovni priročnik za vaše podjetje in predloge za zavrnitev pisem v vaši panogi, da preverite, ali obstajajo dodatne informacije, ki jih morate vključiti v svoje pismo. Na primer, morda se boste morali sklicevati na zakon o varovanju avtomobila, ki velja v vaši državi, če živite v eni od držav, ki potrebujejo žrtve prometne nesreče, da vložijo zahtevke za zaščito osebnih poškodb (PIP).
Kako oblikujete opomin?
Vašo pisno zavrnilno pismo mora biti oblikovana kot vsaka druga poslovna komunikacija. Sledi vzorčna predloga:
Tvoje podjetje Vaša telefonska številka Vaš email naslov
Ime stranke in kontaktni podatki, oblikovani na enak način, kot ste oblikovali svoje ime in kontaktne podatke zgoraj.
RE: Zavrnitev zahtevka DATUM: Datum koledarja vašega pisma
Spoštovani (ime stranke)
Iz pisma
S spoštovanjem,
Tvoje ime
Tukaj navedite število ohišij v oklepajih.
Kako napišete telo pisma?
V prvem odstavku navedite, da je pismo odgovor na zahtevek stranke. Navedite številko zahtevka in številko stranke, kot tudi datum vložitve zahtevka. Navedite kratek pregled narave zahtevka. V drugem odstavku podrobno predstavite korake preiskave zahtevka vašega podjetja. V naslednjem odstavku vljudno, vendar jasno navedite, da družba na podlagi svojih ugotovitev v preiskavi zavrača zahtevo stranke.
V vašem zaključnem odstavku mora stranka dobiti navodila, da vas obvesti, če ima kakršna koli vprašanja ali dodatne pripombe glede zahtevka ali zavrnitve. Zahvalite se stranki za zahtevek in njegovo poslovanje. Navedite, da čeprav ste morali zavrniti to posebno zahtevo, upate, da boste v prihodnosti nadaljevali s svojim poklicnim odnosom s stranko. Če imate kakršne koli priloge, jih zabeležite tukaj.
