V poslovnih transakcijah se lahko zgodi, da pride do težav, ki jih ni mogoče enostavno rešiti s telefonskimi klici. Težave lahko nastanejo zaradi kakovosti prejetega blaga, zamude pri dostavi, slabe storitve, kazni za zamude pri plačilu ali neizpolnitve naloge v zahtevanem časovnem okviru. Svoje pomisleke morate dati pisno.
Preglejte naročilo in dogovor o pogojih, ki zadevajo blago ali storitve, s katerimi niste zadovoljni. Če ste že opravili telefonske klice, pošljite pismo, v katerem so navedene težave in kaj je prodajalec rekel v odgovor.
Napiši prodajalcu pismo, v katerem navede svoje pomisleke. Hranite kopije vseh pisem, ki jih pošljete prodajalcu. Po vsakem stiku pošljite prodajalcu potrditveno e-poštno sporočilo, v katerem opišete vprašanja, ki so bila zadovoljivo obravnavana, in morebitna odprta vprašanja. To je lahko kratka opomba, vendar jo ohranite spoštljivo in profesionalno.
Če niste prejeli popolnega zadovoljstva, morate svoje pritožbe kodificirati v uradnem pismu nezadovoljstva prodajalcu. Pomembne točke, ki jih je treba vključiti v pismo, so: pogoji pogodbe, datumi dobave ali izvedbe, težave, ki so se pojavile, in kopije e-poštnih sporočil, ki ste jih poslali v zvezi s temi vprašanji.
Medtem ko je tožba vedno mogoče rešiti s prodajalcem, je to zadnja možnost. Tožbe so drage in dolgotrajne. Če je tožba nujno potrebna, bodo pisna obvestila prodajalca velika prednost za vaš primer.
Nasveti
-
Naj bo ton profesionalen in ne uporabljajte sarkazma ali groženj. Cilj je rešiti probleme, ne pa jih še poslabšati.
