Večina poslovnih funkcij, ki jih ne usmerjajo politike in postopki, postanejo kaotične in neorganizirane. Hramba zapisov ni eden izmed najbolj razburljivih vidikov poslovanja, vendar je eden najpomembnejših. Organiziran sistem za shranjevanje dokumentov odpravlja neuporabne zapise in ščiti poslovanje v primeru revizije. Vedeti, kdaj ga je treba obdržati in kdaj ga premetati, je ključni korak pri razvoju uspešnega poslovanja.
Univerzalni načrt zadržanja
Vsa podjetja morajo razviti sistem za hrambo evidenc, ki je univerzalen za vse oddelke. Vsakdo je na isti strani, ko gre za shranjevanje zapisov. Raziščite zakone in statute svojega poslovnega in poslovnega sektorja. Na primer, odvetniška družba ima lahko drugačne zahteve kot majhna trgovina z živili. Če je potrebno, se posvetujte z odvetnikom, ki bo ustvaril ta sistem. Indeksirajte načrt na podlagi funkcije in oddelka. Sestavite urnik in dodelite razvrstitvene kode.
Popis evidenc
Popis evidenc je ključni korak pri upravljanju hrambe. To je natančen seznam vseh zapisov, elektronskih in papirnatih, v vaši organizaciji. V seznamu mora biti naveden naslov za vsak zapis, kot je »Glavna knjiga« in lokacija dokumenta. Poleg tega vključite razvrstitev za zapise. To bo merilo za hrambo, ki temelji na urniku vašega podjetja. Na primer sestavite preglednico; v prvem stolpcu bi bil naslov »Poročilo o staranju računov, ki ga je treba plačati«. Drugi stolpec bi predstavljal klasifikacijo »Obveznosti do dobaviteljev«. Stolpec 3 je lahko oddelek, »Računovodstvo«. Preostanek preglednice lahko vključuje lokacijo, "East Storage Room, Cabinet Four" in kodo za hrambo, "Schedule A."
Ocene dokumentov
Postopek vrednotenja vključuje analizo evidenc na kraju samem v celotni družbi, da se odstranijo dokumenti, ki presegajo obdobje hrambe. Ta oblika čiščenja hiše odpravlja kopičenje presežnih zapisov. Z uporabo popisa inventarja evidenc uničite dokumente, ki so potekli. Ko končate, preglejte vse pomnilnike in posodobite seznam oglasov. V tem času preglejte zakone o priznavanju sprememb, sprejetih po zadnjem pregledu. Urnik pregledov letno, četrtletno ali mesečno.
