Organizacije, ki imajo vzpostavljen proces upravljanja pogodb, lahko prihranijo čas in denar ter imajo zato prednost na trgu. V središču zdravega procesa upravljanja pogodb je osrednje mesto, kjer je vsak pogodbeni jezik lahko dostopen.
Analizirajte pogodbo
Preglejte pogodbo, da zagotovite, da vsebuje vse ustrezne informacije. Trdna pogodba jasno opredeljuje vloge in odgovornosti organizacij in posameznikov. Vsebovati mora podrobnosti o vseh časovnih okvirih in rokih, določiti, kako se bodo merili rezultati in jasno določiti plačilne dogovore.
Spoznajte ozadje
Z določitvijo časa za razpravo znotraj organizacije o vlogi ponudnika storitev in o razmerju, ki se je razvilo, bo mogoče opredeliti pogoje pogodbe. Če je potrebno, se srečajte s ponudnikom storitev in ugotovite morebitna nerešena vprašanja. Trden odnos s ponudnikom storitev lahko pomaga oblikovati pogodbo, ki je koristna za obe strani.
Določite protokole spremljanja
Zagotovite, da so vzpostavljeni sistemi za zbiranje podatkov, spremljanje rokov, poročanje o uspešnosti in ureditev knjigovodstva. Dobro opredeljeni postopki prihranijo čas in denar.
Pridobite potrebno dokumentacijo
Na začetku pogodbe je bistvenega pomena opredeliti vse potrebne licence in dokumentacijo, potrditi, da so vse informacije aktualne in da te informacije deliti s ponudnikom storitev.
Obveščajte vse pogodbenice
Člani skupine za upravljanje pogodb in druge zainteresirane strani morajo biti najprej seznanjeni s svojimi odgovornostmi v pogodbenem postopku. Odgovornosti v času trajanja pogodbe morajo biti jasno določene, tako da vsi člani skupine razumejo svoje odgovornosti.
Upravljanje vprašanj
Ko je pogodba podpisana, je treba obravnavati vsa nerešena vprašanja, da ne povzročajo težav med trajanjem pogodbe. Nerešena vprašanja v času podpisa pogodbe morajo biti zapisana, dogovorjena pa sta tudi rešitev in časovni okvir. Prav tako je pravi čas za določitev pogodbenih postavk, ki bodo prepuščene nadaljnjemu razvoju. Vse postavke, ki zahtevajo spremembo prvotnega naročila, je treba skrbno beležiti in upravljati.
Ocenite prehod
V nekaterih pogodbah bo prisotna prehodna faza. Na koncu te faze se morajo stranke sestati, da ocenijo splošno izvajanje pogodbe. V nekaterih primerih je prehodno obdobje takrat, ko se izvajajo končne podrobnosti pogodbe; v teh primerih je ključna temeljita ocena prehodnega obdobja. To je tudi čas za določitev pogodbenih dogovorov, kot so viri, ki bodo potrebni.
Ocenite uspešnost
Upravljanje uspešnosti mora biti ves čas trajanja pogodbe stalno. Stalno ocenjevanje podatkov o uspešnosti, nadaljevanje dela in popravljanje tega, kar ni, bo pomagalo ponovno ustvariti pogodbene pogoje, ki bodo koristili vsem stranem.
Upravljanje različic
Vse pogodbe bi morale vsebovati določbe za spremembe, ki bi morale biti dovoljene le v določenih primerih. Spremembe pogodbe je treba vedno opredeliti pisno z uradno spremembo. Za vse spremembe je treba vzpostaviti standardni postopek upravljanja sprememb.
