Denar je več kot le kovanci in valuta v poslovnem svetu. Vključuje tudi preglede, transakcije s kreditnimi karticami in denarna nakazila. Z uporabo najboljših praks za ravnanje z gotovino pomagate zmanjševati napake in zagotavljati odgovornost, tudi če je količina denarja, ki jo upravljate, nizka. Z ustvarjanjem in izvajanjem kontrol za upravljanje z gotovino lahko ustvarite učinkovit proces za upravljanje odhodnih plačil in denarja, ki ga prejmete.
Denarna odgovornost
Spremljajte posameznike, ki imajo dostop do denarnih sredstev podjetja, in si zapomnite odgovornost vsakega posameznika za gotovino. Vedno morate vedeti, kje je denar v vašem podjetju in da lahko sledite nepravilnostim do določenih posameznikov. To lahko dosežete tako, da zagotovite, da je vsako plačilo izdano in zabeleženo v gotovinskem potrdilu, ki vsakemu kupcu omogoča prejem in dokumentiranje vseh prenosov. Nadzornik mora vedno odobriti razveljavljene ali vračljive transakcije in preveriti gotovinske depozite.
Duty Separation
Če je eden ali dva odgovorna za ravnanje z gotovino, obstaja večje tveganje za goljufije. Z ločevanjem nalog za ravnanje z gotovino med več posamezniki posamezna oseba ne more imeti nadzora nad postopkom za ravnanje z gotovino. Različni posamezniki morajo zabeležiti denarna plačila v knjigovodske evidence, prejeti denar, deponirati sredstva, uskladiti denarna plačila v knjigovodskih evidencah in plačati račune. Kadar ločite naloge za ravnanje z gotovino, je vsak posameznik odgovoren drugim v postopku ravnanja z gotovino.
Denarna poravnava
Ko imate prakso usklajevanja denarja, lahko potrdite, da so zaposleni pravilno evidentirali gotovinske transakcije in da imajo sistem preverjanja in uravnavanja. Vsaj enkrat mesečno preverite bančne izpiske glede vaših denarnih prejemkov in vlog. Poleg beleženja gotovinskih plačil takoj, ko jih prejmete, preštejte in uravnotežite svoje denarne prejemke vsak dan in primerjajte vse prejemke s pologom. Poleg načrtovane mesečne gotovinske uskladitve vsak mesec opravite tudi presenetljivo preverjanje knjigovodskih evidenc.
Varnost
Kadarkoli podjetje rokuje z gotovino, je pomembno, da denar in zaposleni ostanejo varni. Da bi zaščitili svoja finančna sredstva, vedno opravite preverjanje preteklosti bodočih zaposlenih, preden razširite ponudbe za zaposlitev. Vedno imejte gotovino zaklenjeno na varnem mestu in podrobno določite svojo politiko ravnanja z gotovino v priročniku za zaposlene. Omejite število ljudi, ki imajo dostop do gotovine čim manj, in samo odobrite gesla in kombinacije za odobreno osebje. Vsako leto ali kadar zaposleni, ki upravlja denar, zapusti podjetje, spremeni vse kombinacije in gesla. Kadarkoli zaposleni šteje denar, mora to storiti na lokaciji, ki jo javnost ali stranke ne morejo videti. Ko jemljete gotovino z enega mesta na drugo, kot da bi naredili depozit ali če vaše podjetje ima velik kampus, uporabite sistem kolega. Vedno zmanjšajte količino gotovine v vašem podjetju čez noč, tako da v primeru požara ali kraje ne boste utrpeli velike izgube.
