Zakon o družinskem zdravstvenem dopustu, ki je bil sprejet leta 1993, varuje delovna mesta določenih zaposlenih, ki morajo neplačani dopust skrbeti za novorojenca ali posvojenca ali za hudo bolnega družinskega člana. FMLA prav tako varuje delovna mesta zaposlenih, ki so sami resno bolni ali poškodovani, in si morajo vzeti dopust, da si opomorejo. Medicinska narava večine zahtev FMLA sproži vprašanja zasebnosti in zaupnosti, ki jih morajo delodajalci upoštevati.
Sporočanje medicinskih informacij
Nekatere zdravstvene informacije ne morejo biti popolnoma zaupne. Za odobritev dopusta FMLA mora delodajalec na primer preveriti zdravniško priporočilo na podlagi resnega zdravstvenega stanja. Ministrstvo za delo priporoča uporabo standardnega obrazca za priporočila zdravnika za FMLA. Obrazec omogoča zdravniku, da zagotovi podrobnosti o stanju, vključno z zahtevano dolžino dopusta. Obrazec je na voljo na spletni strani Ministrstva za delo.
Dostop do zdravstvenih informacij
Dostop do zdravstvenih kartotek ureja Zakon o zdravstvenih informacijah in odgovornosti. Zakon strogo ureja, kdo ima dostop do zdravstvenih informacij, iz katerih je mogoče določiti identiteto posameznika. HIPAA je uravnotežena, da bi zagotovila informacije zdravstvenim delavcem, da jim omogočijo opravljanje svojega dela, in v drugih okoliščinah, kot so zahteve FMLA. Vendar pa zakon zahteva, da je dostop do zdravstvenih kartotek zelo omejen. Kot delodajalec, za katerega velja FMLA, morate dostop do teh zdravstvenih evidenc omejiti le na imenovane zaposlene, ki morajo imeti dostop za verodostojne poslovne razloge.
Shranjevanje medicinskih informacij
Kot delodajalec morate zaščititi zdravstvene podatke zaposlenih od tistih, ki niso pooblaščeni za dostop do njih. Vse zdravstvene kartoteke je treba hraniti ločeno od osebnih dokumentov. Medicinske datoteke, povezane z zahtevami FMLA, morajo biti shranjene v zaklenjenih omarah, do katerih imajo dostop samo določeni zaposleni. Pri faksiranju in fotokopiranju zdravstvenih podatkov zaposlenih je treba vzpostaviti protokole in jih dosledno upoštevati, da se zagotovi zasebnost zaposlenih. Na primer, če je medicinski obrazec za podatke pomotoma zapustil v fotokopirnem stroju in ga potem vidijo nepooblaščene osebe, je to vaše podjetje, ki je odgovorno za kršitev zasebnosti, ne pa za napačnega zaposlenega.
Skrb delodajalcev
Pogosto v primerih FMLA delodajalci potrebujejo dostop do nekaterih zdravstvenih kartotek svojih zaposlenih. HIPAA predvideva, da morajo zaposleni pisno pooblastiti delodajalce, da dostopajo samo do tistih evidenc, ki se nanašajo na pogoj, za katerega se zahteva dopust FMLA, ne da bi za celotno zdravstveno dokumentacijo izdal dovoljenje. Delodajalci lahko zahtevajo drugo mnenje na podlagi zdravnikovega priporočila za FMLA in se lahko neposredno obrnejo na zdravnika in razpravljajo o tem stanju. Take razprave mora odobriti tudi zaposleni. Zaposleni, ki iščejo FMLA, morajo zagotoviti ustrezno dokumentacijo in zato najverjetneje odobriti ta dovoljenja.
