Revizije kakovosti so pomemben del pomoči malim podjetjem, da rastejo in napredujejo, ker zagotavljajo način za ocenjevanje uspešnosti poslovanja in strategij za upravljanje stroškov. Ne glede na to, ali se revizija osredotoča na izdelke ali postopke, rezultati pomagajo upravljavcem določiti, kako dobro strategije delujejo, ugotoviti osnovni vzrok težav in, če je potrebno, sprejeti korektivne ukrepe. Vedeti, kako voditi notranjo revizijo kakovosti, je pomemben korak pri zagotavljanju uspeha vašega podjetja.
Predhodni pregled
Koraki, ki jih boste izvedli pred izvedbo pregleda kakovosti na kraju samem, lahko določijo učinkovitost revizije. Postopek se začne z oblikovanjem podrobnega revizijskega načrta, ki deluje kot načrt za izvedbo pregleda na kraju samem. Navedite časovni okvir, obseg revizije in lokacijo revizije. Zbiranje in pregled pisne dokumentacije, vključno s politiko upravljanja kakovosti za izdelek ali postopek, standardne operativne postopke in priročnike. Odločite se in pripravite predhodni seznam osebnih razgovorov, ki jih boste opravili med pregledom na kraju samem. Upoštevajte, da se lahko predhodni seznam, ki običajno vključuje vodjo oddelka ali nadzornika in ključne zaposlene, razširi med aktivno revizijsko fazo.
Sestavite revizijske dokumente
Vsak član revizijske skupine mora imeti za preverjanje osebnih pogovorov na voljo revizijski kontrolni seznam, pa tudi obrazce ali snemalnik. Vsak član mora imeti tudi referenčne dokumente, kot so kopije standardnih operativnih postopkov. Kontrolni seznam je ključnega pomena za beleženje informacij in opazovanj, pa tudi za to, da ne pozabite ničesar. Čeprav se posebni elementi kontrolnega seznama razlikujejo glede na oddelek, izdelek ali postopek, ki ga revidirajo, kontrolni seznam običajno sestoji iz razdelkov, ocenjevalnih elementov v vsakem oddelku, sistema ocenjevanja in prostora za komentarje. Skupni deli vključujejo organizacijo oddelkov, fizično delovno okolje, komponente sistema kakovosti, kot so SOP, in testiranje učinkovitosti.
Izvajanje revizije na kraju samem
Pregled na kraju samem se osredotoča na zbiranje informacij, ki jih boste potrebovali, da ugotovite, ali zadevna služba spoštuje standarde kakovosti in sledi uveljavljenim postopkom nadzora kakovosti. Ta faza je sestavljena iz korakov ukrepanja, vključno z opazovanjem, testiranjem in izvajanjem osebnih razgovorov. Najpogosteje revizijska ekipa v zakulisju opravi določene naloge, kot so testiranje uspešnosti ali kakovosti in osebni razgovori. To pomaga ekipi, da se izogne prekinjanju dnevnih operacij, kolikor je to mogoče. Pomembno je razumeti, da se lahko tako kot pri osebnih razgovorih načrt revizije in kontrolni seznam razširita po obsegu in globini ocenjevanja, odvisno od tega, kaj ste odkrili med aktivno fazo revizije.
Dokončaj in spremljaj dejavnosti
“Pravo” delo se začne, ko je zaključena aktivna faza revizije. Zaključna faza presoje kakovosti se začne s sestankom za pregled, obravnavo in določitev korakov, potrebnih za popravljanje vprašanj kakovosti in problematičnih področij. Ustvarite poročilo o upravljanju s podrobnimi podatki. Ko lastnik in upravljavci končajo pregled revizijskih ugotovitev, je treba organizirati strateško srečanje, ki se osredotoča na analizo in odločanje o tem, kako - in včasih tudi - vključiti rešitve za izboljšanje kakovosti, ki jih je predstavila revizijska skupina.
