Vsak zaposleni ne izpolnjuje pričakovanj. Ko se to zgodi, morate napisati disciplinsko pismo ali uradno pisno prekiniti osebo. Nekateri zaposleni se lahko zdijo tako daleč od vaših pričakovanj, da se boste razjezili, vendar morate še vedno pisati disciplinsko pismo v profesionalnem tonu, ker je pismo podjetje zapis in vaš način razmišljanja o podjetju. Zaposlenega ne zmešajte s strokovnostjo tako, da sami delujete neprofesionalno.
Vnesite datum. Preskočite vrstico in vnesite ime zaposlenega in njen domači naslov na ločene vrstice. Preskočite dodatno vrstico in vnesite »Spoštovani gospod / gospodje. (Priimek)«, ki ji sledi dvopičje. Tudi če delate z imenom, se morate dodatno potruditi, da ste strokovnjak v situaciji, ko zaposleni potrebuje disciplino. Uporaba priimka vam pomaga tudi pri ustvarjanju razdalje, kar je koristno, če je novica negativna.
Začnite pismo tako, da zaposlenemu pojasnite, da njegova uspešnost na delovnem mestu ni izpolnila pričakovanj, in nato podrobno razložite težave z njegovim nastopom na profesionalen in neomejen način. Če je primerno, navedite datume in čas večjih incidentov, kot so zamude ali nesreče. Upoštevajte vsa posebna pravila, ki jih je zaposleni kršil.
Pojasnite, kaj se bo zgodilo. Če disciplinirate zaposlenega, pojasnite, da je to njeno prvo opozorilo in da bodo za nadaljnja kazniva dejanja potrebna nadaljnja opozorila z resnejšimi posledicami, kot so prekinitev ali odpuščanje. Če odpovedujete zaposlenega, navedite datum prenehanja zaposlitve in vse dodatne informacije, ki jih bo potrebovala, na primer, ko pričakujete, da bo zapustila svoj urad.
Navedite kontaktne podatke v primeru, da ima kakršna koli vprašanja, in si oglejte pritožbeni postopek, če ga imate. Zahvalite se zaposlenemu za njegovo sodelovanje in mu po potrebi povejte, da mu boste v prihodnosti dobro želeli.
Pismo zaprete tako, da vtipkate "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje ime. Natisnite črko na pisemskem papirju podjetja in podpišite svoje ime nad vnesenim imenom.
