Če imate potrošnika priti do izdelka ali storitve, ki niso živeli po vaših pričakovanjih, je eden najboljših načinov, da zagotovite, da se vaši pomisleki vzamejo resno, in sicer s pisanjem pritožbenega pisma. Čeprav je težko določiti najboljši način za začetek pritožbenega pisma, obstaja več različnih strategij.
Obravnavanje pisma
Obravnavanje pritožbenega pisma določeni osebi bo zmanjšalo verjetnost, da bo vaše pismo prezrto ali "padlo skozi razpoke". Začnite pismo, tako da ga naslovite na določeno osebo, ki je pooblaščena, da odgovori na vašo pritožbo. Ne pozabite vključiti naslova te osebe. Običajno bo spletna stran podjetja imela informacije o tem, kdo ali kje usmerja pritožbe strank. Preden napišete pismo, naredite nekaj raziskav in se prepričajte, da ga pošljete ustrezni osebi.
Pojdi na točko
Začnite s kratkim naslovom, ki se nanaša na težavo, ki jo poskušate razrešiti pred prvim odstavkom, s čim več podrobnostmi. Na primer, če se pritožba nanaša na let letalske družbe, navedite datum potovanja, pot in številko leta. Za naslovom prvega odstavka je treba povzeti pritožbo. Hitro preberite točko v prvem stavku prvega odstavka in opišite posebne pritožbe v zvezi z blagom ali storitvami podjetja. Vključite čim več podrobnosti, medtem ko ostanete jedrnati in spoštljivi.
Začnite s pozitivnim
Druga metoda za začetek pritožbenega pisma je z uporabo prvega odstavka, da bi rekli nekaj pozitivnega glede izdelkov ali storitev podjetja, preden začnete v pritožbo. Ta pristop postavlja bralca v manj kontradiktorni položaj, zaradi česar je lahko bolj pripravljen sodelovati z vami pri obravnavi vaše pritožbe. Začnite svoj prvi stavek z ugodno izkušnjo, ki ste jo imeli z družbo v preteklosti, in izpostavite nekatere pozitivne lastnosti podjetja, nato pa opišite naravo vaše pritožbe v drugem stavku ali odstavku.
Splošni nasveti
USA.gov ponuja nasvete o tem, kako napisati učinkovito pritožbeno pismo, pri čemer ugotavlja, da je pogosto tiskano pismo, poslano po pošti, najučinkovitejši način za stik s podjetjem. Prav tako boste verjetno dobili boljše rezultate, če uporabite neposreden, ne-konfrontacijski ton; jezna, grozljiva ali sarkastična črka je lahko manj učinkovita kot pismo, ki je mirno in racionalno. Poleg tega morate jasno navesti, kako želite rešiti problem. Na koncu dokumentirajte vsak korak, ki ga naredite, in vsako pismo, ki ga napišete, in hranite kopije.
