Upravljanje portfelja projektov je proces, s katerim lahko organizacije in podjetja uredijo, pregledajo in analizirajo svoje trenutne projekte. Običajno se uporablja za določanje prednostnih nalog različnih projektov; ponavadi so razvrščene v različne kategorije, kot so finance, rast in koristi. Projektni portfelji na koncu omogočajo upravnemu odboru ali direktorju, da pridobi širši pogled in poglobljeno razumevanje trenutnih zavez podjetja.
Pripravite popis trenutnih projektov podjetja. Vključite vsako podjetje, ki ga ima podjetje trenutno, ne glede na to, kako majhna je. Zagotovite dovolj opisnih informacij za vsak projekt, da jih lahko primerjate in upravljate. Navedite na primer predvidene finančne stroške projekta, njegove predvidene cilje, koristi, predvideno trajanje in način, kako projekt podpira splošno strategijo podjetja.
Stanovanjsko podjetje lahko na primer pripravi popis, ki vsebuje projekt proti socialnemu vedenju, projekt obnove nepremičnin in novo zgradbo. Podjetje lahko tudi napiše, da bo projekt za obnovo nepremičnin znašal 1 milijon dolarjev, po ocenah pa bo trajalo 3 leta, v njem pa bo nastanjenih 800 novih družin.
Naložite te informacije v elektronski obliki; to bo zagotovilo, da bodo podatki hitreje in učinkoviteje primerljivi kot s človeško ekipo. Elektronske podatke je mogoče prenesti tudi po elektronski pošti in jih takoj predati direktorjem podjetja.
Organizirajte sestanek za direktorje podjetja in vodje oddelkov (tim za upravljanje portfeljev ali PMT). Ti posamezniki bodo imeli najširše znanje o podjetju in lahko sprejemajo premišljene odločitve v najboljšem interesu podjetja. Prosite jih pred sestankom, da pregledajo podatke in absorbirajo informacije za razpravo.
Zagotovite, da se portfeljska skupina strinja z merili za prednostno razvrstitev projekta. Vprašanja, kot so finance in koristi, se običajno uporabljajo za določanje prednostnih nalog, vendar se lahko obravnavajo druga vprašanja, kot je potencial.
Pokličite sestanek in določite prednost trenutnih projektov, ki jih izvaja podjetje. Prednost je treba dati projektom, ki temeljijo na njihovem finančnem potencialu, potencialu rasti in koristih. Projekti z najvišjo prioriteto bodo zahtevali stalno pozornost, ostali projekti z nižjo prioriteto pa bodo lahko potekali ali izključeni iz agende družbe v celoti.
Ponovno ocenite vodenje projektov podjetja tako, da redno pozivate PMT. Razporedite četrtletna, mesečna ali celo tedenska svetovanja in se pogovorite o tem, ali nekateri projekti potrebujejo več podpore (s tem povečanje njihove prednostne naloge) ali pa jih lahko spustite na seznam.
