Formalno poslovno komuniciranje je na pisnem pismu podjetja in običajno vsebuje podpis podpisnika pod zaključnim pozdravom. Oblika za tovrstno poslovno komunikacijo je enostavna; vendar mora biti pismo, ki zahteva podpisovanje več oseb, sestavljeno in oblikovano na nekoliko drugačen način, da se pojasni, zakaj pismo vsebuje več podpisov in da se zagotovi prostor za več kot en podpis.
Običajna oblika bloka
Poslovna korespondenca mora biti v tradicionalni obliki zapisa, kar pomeni, da je datum dve vrstici pod pisma; ime naslovnika in poštni naslov sta dve vrstici pod datumom; vrstica za zadevo je v dveh vrsticah pod naslovom informacij in nazadnje dve vrstici pod vrstico z zadevo je pozdrav. Sprejemljivi pozdravi za formalno poslovno korespondenco so "Draga gospa Smith," "Dragi gospod Jones," "Gospodje" ali preprosto "Pozdravi." Zadnji primer je koristen, če je vaše pismo namenjeno več naslovnikom mešanih spolov. Tradicionalna oblika bloka pomeni, da odstavki niso zamaknjeni, vsaka vrstica pa je poravnana z levim robom.
Razlog za več podpisov
Čeprav oseba, na katero naslavljate korespondenco, morda že ve, zakaj obstaja več podpisnikov, je pametno na kratko ponoviti razlog v besedilu svojega pisma. Primeri, pri katerih lahko pismo zahteva več podpisov, vključujejo sporočanje dejanja, ki zahteva dovoljenje več kot ene osebe ali izražanje skupnih pogledov več oseb, ki podpirajo sporočilo, ki ga vaše pismo posreduje. Na primer, lahko napišete: "V imenu vodstvene ekipe podjetja ABC to pismo določa soglasje, ki smo ga dosegli po razpravi o vaši pisni zahtevi za najem dodatnega kadrovskega osebja." V prvem odstavku pisma navedite razlog za vaše sporočilo in razlog, zakaj pismo vsebuje več podpisov. Naslednji odstavki vašega pisma so seveda poravnani z levim robom.
Zaključni pozdrav in bloki podpisov
Zaključni pozdrav mora biti tisti, ki je primeren za formalno poslovno pismo, kot je "Zelo resnično tvoje", "Spoštljivo" ali "Lep pozdrav". Zapiranje pozivanja se začne v dveh vrsticah pod zadnjim odstavkom.
Če imate samo dva podpisnika, preskočite štiri presledke v vrstici, ki imajo dovolj prostora za pisni podpis, in vnesite ime prvega podpisnika, ki bo poravnano z levim robom. V vrstico pod imenom podpisnika vnesite njihov položaj ali naslov. Preskočite še štiri presledke za ime in položaj ali naslov drugega podpisnika. Ime in naziv osebe, ki je v organizaciji višje uvrščena, bi morala biti prvi podpisni blok.
Če imate tri podpisnike, preskočite štiri presledke vrstic in vtipkajte ime podpisnika 1 na levi rob. Prekličite in vnesite ime Signer 2; znova zavihek in vnesite ime podpisnika 3. Preskočite navzdol eno vrstico in vnesite položaj ali naslov podpisnika 1, zavihek nad njo in naredite enako za podpisnika 2 in podpisnika 3, tako da so njihovi naslovi neposredno pod njihovimi tipkani imeni.
Za štirje podpisniki preskočite štiri presledke vrstic in vnesite ime podpisnika 1 na levi rob. Preklopite na sredino strani in vnesite ime Signer 2; preskočite na naslednjo vrstico in vnesite položaj ali naslov Signer 1 in Signer 2 neposredno pod njimi. Preskočite še štiri presledke vrstic in ponovite obliko za Signer 3 in Signer 4.
Razpošlji svoj osnutek
Ker sestavljate pismo v imenu več kot ene osebe, je dobro, da krožite osnutek, preden zahtevate podpis. Povejte jim, da pozdravljate njihove prispevke in pošiljate osnutek po elektronski pošti ali pa obiščete vsako osebo posebej. Ko se vsi strinjajo glede vsebine in dostave sporočila, pripravite končno različico in obvestite vse, da jo boste osebno razposlali za podpis.
