V osemdesetih in devetdesetih letih prejšnjega stoletja so lahko samo srednja in velika podjetja privoščila dragocene informacijske sisteme za človeške vire (HRIS). Ti programi so zahtevali velike računalnike in visoko usposobljene programerje za njihovo upravljanje in vzdrževanje. Danes skoraj vsako podjetje ne more privoščiti, ampak potrebuje tudi informacijski sistem za človeške vire. Tudi podjetje z manj kot 10 zaposlenimi lahko kupi osnovni program HRIS, ki ga je mogoče namestiti na namizni računalnik za avtomatizacijo osnovnih procesov na področju človeških virov.
Kaj je HRIS?
V bistvu je HRIS baza podatkov ali kombinacija podatkovnih zbirk, ki izmenjujejo informacije. Podatkovna baza za najemanje zaposlencev na primer zajema vse informacije, povezane s prijavami za zaposlitev. Kadar podjetje najame novega zaposlenega, se osnovni demografski podatki osebe delijo z drugimi moduli HRIS, tako da članom osebja HR ni treba ponovno vnašati podatkov.
Avtomatizacija in racionalizacija procesov
HRIS ima tri osnovne komponente - informacije o zaposlenih, plače in ugodnosti. Ti predstavljajo glavne poslovne funkcije oddelka za človeške vire organizacije. HRIS pomaga avtomatizirati in racionalizirati te procese, kar osvobodi osebje za kadre, da opravi projektno delo in obravnava probleme. Na primer, zaposleni uporabljajo identifikacijsko številko ali "potegnejo" identifikacijsko kartico zaposlenega, da bi vsako jutro preverili elektronsko uro, ki samodejno prenaša podatke v HRIS. To odpravlja potrebo, da osebje na izplačane plače ročno vnese delovne ure zaposlenih iz papirnih časovnih kartic v plačilni sistem.
Proces prijave na delovno mesto je še en dober primer, kako lahko HRIS zmanjša stroške. V številnih podjetjih se kandidati prijavljajo na delovna mesta prek interneta. To pomeni, da osebju za kadrovske zadeve ni več treba fizično ravnati, razvrščati in posredovati vloge ustreznim službam.
Poročanje in podpora pri odločanju
Ker so osnovni HR procesi avtomatizirani in so vse potrebne informacije shranjene v povezanih podatkovnih bazah, HRIS poenostavlja poročanje in dejavnosti za podporo odločanju pri upravljanju. Večina sistemov vključuje vrsto standardnih poročil o človeških virih, ki jih je mogoče uporabiti za vodenje poslovanja in načrt za prihodnost, kot so nadomestila za plačilno obdobje in leto do datuma, vključevanje prejemkov ter čas in prisotnost zaposlenih. Mnogi HR sistemi bodo uporabnikom omogočili, da razvijejo ad hoc poročila, da bi analizirali specifična vprašanja ali identificirali trende za pomoč pri strateškem načrtovanju.
Podpora za pravno skladnost
Ti sistemi ustvarjajo poročila in dokumentacijo, ki jih zahtevajo državne in zvezne agencije, kot sta W-2 Wage in Davčna izjava, Enako zaposlovanje Komisije EEO-1 in podrobno poročilo delodajalca ter Poročilo o bolezni in poškodbi oddelka za delo (OSHA 301). Poročilo).
HRIS lahko podjetjem s pogajanji o delovni pogodbi pomaga z vključitvijo zahtev sporazuma v vsakodnevne operacije, kot je spremljanje delovne dobe za namene napredovanja, odpuščanja in povišanja plač. Informacijska tehnologija pomaga tudi oddelku za kadrovske zadeve, da spremlja vprašanja pritožb in uspešnosti zaposlenih.
Povezave HRIS
Glede na prefinjenost sistema bo program HRIS omogočil izmenjavo podatkov in integracijo z drugimi bistvenimi poslovnimi sistemi, kot so financiranje in upravljanje dobavne verige. Poleg tega lahko nekateri sistemi zagotovijo omrežne povezave z nosilci zdravstvenega zavarovanja in upravljavci pokojninskih skladov. To omogoča delodajalcu in zavarovalnici ali upravljavcem skladov, da hitro in enostavno delijo informacije o zaposlenih.
HRIS tudi povezuje oddelek za človeške vire podjetja z njegovimi vodji in zaposlenimi. Uporaba intraneta - varno zasebno računalniško omrežje, ki je v lasti in upravljanju podjetja - zaposleni lahko vnesejo svoje delovne ure, se vpišejo v programe ugodnosti ali tečaje nadaljnjega izobraževanja in prejemajo sporočila od oddelka za kadrovske zadeve.
