Zaupnost je za organizacije zelo pomembna, saj se nanaša na konkurenco, tržne strategije in informacije o zaposlenih. Ko se informacije zlahka pridobijo, pusti podjetje ranljivo na odgovornost in tožbe, kot tudi morebiti odvzame njihovo konkurenčno prednost. Organizacija je odgovorna, da sprejme ukrepe za preprečitev kršenja zaupnosti zaposlenih.
V času najema, ponavadi med novo zaposlitvijo, poskrbite, da se zaposleni dobro zavedajo pričakovanj organizacije, da zaupnost ne bo kršena. Pojasnite posledice, na primer, če in ko se odkrije, da zaposleni krši zaupnost, bo podvržen disciplini in se bo morda lahko odpustil.
Poskrbite, da bodo zaposleni, ki se ukvarjajo z zaupnimi zapisi in informacijami, obveščeni in usposobljeni o tem, kako zavarovati informacije. Poskrbite, da imajo računalniki ohranjevalnike zaslona z gesli, pomembni zapisi ali dokumenti pa so omejeni na eno področje, ki ga je mogoče zakleniti in zavarovati. Prav tako zahtevajo, da ima vsak zaposleni svoje zaupno geslo, ki ga ni mogoče dati nikomur, razen njegovemu nadzorniku.
Ustvarite politiko zaupnosti in naj se zaposleni odjavijo, kar priznavajo, preberejo in razumejo pravilnik. Ta politika se lahko uporabi kot razlog za kaznovanje, če se krši politika zaupnosti podjetja.
Poleg politike zaupnosti je treba za podpisovanje sporazumov o prepovedi konkurence zahtevati tudi osebje, ki je odgovorno za tržne strategije, izume in druge pomembne informacije.
Bodite selektivni glede tega, kdaj in kakšne vrste pomembnih zaupnih informacij se razširjajo in komu jih posredujete. Navedite, kje se hranijo pomembni zaupni zapisi in kdo mora biti odgovoren za njih. Prav tako hranite seznam, kdo lahko vidi, katere informacije in kdaj imajo dostop do njih.
Nasveti
-
Med intervjuji prosite potencialne zaposlene, da pojasnijo, za katere vrste zaupnih informacij so bili v preteklosti odgovorni in kako so seznanjeni s politiko zaupnosti.
Opozorilo
Ne dovolite, da bi gossipy in chatty zaposleni bili odgovorni za vodenje zaupnih informacij in zapisov.
