Plačna politika opisuje proces obračunavanja plač, saj se nanaša na upravljanje plač, časovnega razporeda, urnike izplačil in načinov plačil. Dokumentirani postopki zagotavljajo jasen in opredeljen postopek odobritve, učinkovite dejavnosti plačevanja, razpoložljivost obrazcev in ustrezen nadzor. Organizacija, ki ima uveljavljeno politiko in postopke na področju plač, lahko zaposlenim zagotovi natančno in pravočasno plačilo plač in plač.
Pomembnost
Plače so eden največjih stroškov v vsaki organizaciji. Politika plačnih listov vzpostavlja notranje kontrole in nadzor, ki nadzorujejo in ščitijo te stroške. Zmanjšuje pogostost napak in možnost goljufije. V velikih podjetjih proces plačilne liste vključuje veliko časa in sredstev. Plačilni postopki ustvarjajo učinkovitost v smislu časovnega zbiranja, obdelave dokumentov, vnosa podatkov, plačevanja in vodenja evidenc. Z vključitvijo avtomatizacije in napredka v sistemski tehnologiji so lahko postopki stroškovno učinkoviti in prihranijo denar podjetja.
Namen
Plačna politika zagotavlja, da bodo zaposleni vedno prejemali pravilno plačilo ob pravem času. Zagotavlja, da podjetje upošteva zvezne, državne in lokalne zakone, zlasti tiste, ki se nanašajo na davke, Medicare, socialno varnost in poštene delovne standarde. Skladnost z zakonodajo bo podjetju pomagala, da se izogne plačevanju kazni. Postopki na izplačanih plačah podpirajo tudi izvajanje uveljavljenih struktur in sistemov nadomestil, proračunov oddelkov in kolektivnih pogodb.
Lastnosti
Politika plačnih listov določa odgovornosti in odgovornosti zaposlenih in vodij plač. Ker plačilni seznam vključuje zaupne informacije, mora politika določiti dostopne in varnostne ravni. Opredeljuje tudi usposabljanje, ki ga zahtevajo različne skupine zaposlenih. Postopki na izplačane plače podrobno opisujejo proces od trenutka zaposlitve. Sem spadajo aktivnosti na izplačane plače in obrazci, potrebni za obdelavo novih zaposlitev, spremembe zaposlitve, posodobitve informacij, posebna plačila, odbitke, poročanje o času in odpoved.
Premisleki
Da bi zmanjšali tveganje za goljufije, mora politika plačil vključevati notranje kontrole. Ena od oblik nadzora je ločitev dolžnosti. Na primer, če sta dva delavca vključena v obdelavo plač, bi pripravili dokumente o plačah, drugi pa bi odobrili in odobrili. Organ za odobritev mora pregledati vse informacije o plačah in dopustu. Druga skupina ali oddelek, kot je računovodstvo, lahko revidira plačilne transakcije. Postopki na izplačanih plačah morajo tudi varovati zaupnost informacij o plačilnih listah, pri čemer morajo imeti dostop do njih le pooblaščene osebe.
Odgovornosti
Oddelek za izplačane plače je odgovoren za upravljanje toka dela na izplačanih plačah, da bi zagotovil učinkovito in pravočasno obdelavo plač. Določa razporede plačil in roke za predložitev plačilnih listin. Zaposleni na izplačane plače dodelijo in nadzorujejo dostop do informacij v sistemu plač. V sistem vnesejo informacije in po potrebi spremenijo. Vodstvo mora zagotoviti, da so zahtevani dokumenti o izplačanih plačah izpolnjeni in posredovani v določenih časovnih obdobjih. Zaposleni so odgovorni za pregled plačil in odbitkov ter svetovanje oddelku za obračun plač o vseh neskladjih. Prav tako morajo svoje informacije posodabljati.
