Obveznosti do dobaviteljev so kritični del vaših finančnih evidenc in so lahko predmet prevare brez skrbnega usklajevanja in nadzora. Močni revizijski postopki, ki jih je treba plačati, lahko zagotovijo točnost in pravočasnost plačil računa. Najboljši revizijski postopki za obveznosti do dobaviteljev omogočajo mešanico vsakodnevnih pregledov, rutinskih notranjih kontrol in postopkov zunanje revizije.
Rutinski postopki
Obveznosti do dobaviteljev bi morale biti dnevno uravnotežene, da bi se uskladila plačila z evidentiranimi vpisi. Vsako odstopanje med celotnim plačanim zneskom in zabeleženo vsoto je treba takoj pregledati in uskladiti. Nadzor poslovodstva vsakega posameznika, ki sodeluje pri plačilih, mora biti strog in mora vključevati rutinsko spremljanje dejavnosti. Vodstvo bi moralo biti usposobljeno za opazovanje kakršnih koli znakov neprimernega ravnanja, ki ga plačajo zaposleni.
Postopki za odjavo, ki pomagajo vzpostaviti revizijsko sled, morajo biti sprejeti. Ti odpisi bi morali vključevati upravljalni pregled dnevnih uskladitev, mesečnih poročil o odstopanjih in posameznih podpisov za velike transakcije, da bi zagotovili, da so vse informacije pravilne.
Notranje kontrole
Notranje kontrole za obveznosti do dobaviteljev morajo vključevati zahteve glede podpisa glede na zneske plačil. Razmislite o uvedbi več vrst zahtev za podpis. Na primer, za elemente, ki presegajo 5000 evrov, lahko zahtevate podpis vodje računovodstva, kar pomeni, da je za naročila za izdelke z več kot 10.000 dolarji in zahteve za dvojni podpis plačilo več kot 25.000 dolarjev. Uskladite zahteve glede podpisa s skupnimi prihodki in občutljivostjo vašega podjetja na goljufije za največje koristi.
Vzpostaviti rutinske kontrolne postopke za obveznosti do dobaviteljev. Vključite preverjanja na kraju samem posameznih plačil, da zagotovite natančnost. Na primer, vsak dan pregledajte pet obveznosti in preverite znesek plačila in podatke o prejemniku plačila ter zagotovite, da so računovodske evidence pravilno izpolnjene.
Med postopki zaključevanja knjig ob koncu meseca ali finančnega obdobja vključite postopke odjave za vse plačljive posle, vključno s povzetkom skupnih zneskov in usklajevanjem računov. Poleg tega hranite tekoče poročilo, ki spremlja ravni plačil iz obdelave plačljivih računov. Če se ravni plačil nenadoma povečajo ali zmanjšajo, lahko avtomatska preiskava vzrokov odpravi morebitne težave.
Zunanje revizije
Večina zunanjih revizij vključuje račune, ki jih je treba plačati kot testno območje. Zunanje revizije bi morale v podrobnih računovodskih evidencah vključiti podroben seznam terjatev iz poročil in izsledkov iz vseh podatkov v skupnem znesku povzetka ter vključiti dvige bank. Izbrane elemente je treba izbrati za poglobljeno testiranje. Z izbranimi prejemniki plačil je treba preveriti prejem plačil. Poleg tega je treba pregledati rutinske uskladitve za natančnost in logično obdelavo. Vsako uskladitev z velikimi neskladji je treba v celoti preiskati.
Zunanje revizije morajo preizkusiti neevidentirane obveznosti. Razmislite o izbiri vseh računov za določen prag in naključnem izboru rutinskih računov za poglobljen pregled. Oglejte si evidence o izplačilih, kredite za vračila, prejeto blago, vendar ne fakturirano, in vse račune, specifične za račun. Zagotovite, da je vsak račun pravilno zabeležen v pravilnem časovnem obdobju. Preglejte račun, da vidite, ali je bil prikazan kot obveznost ali če je bil pravilno izključen iz časovnega obdobja.
