Računovodski informacijski sistem zagotavlja natančne in pravočasne finančne informacije za namene notranjega upravljanja. Medtem ko lahko ti sistemi vključujejo papirne priročnike in knjige, je večina sistemov v današnjem poslovnem okolju zasnovana na programih ali aplikacijah računovodske programske opreme. Ti sistemi zagotavljajo finančna ali operativna poročila za lastnike podjetij, ki sprejemajo odločitve. Računovodski informacijski sistem lahko integrira in izpolnjuje tudi cilje oddelka in celotne družbe.
Centralno zbiranje informacij
Računovodski informacijski sistemi zbirajo informacije za različne namene v podjetju. Velike organizacije ta sistem pogosto uporabljajo za zbiranje in organiziranje finančnih in drugih informacij iz več poslovnih oddelkov ali oddelkov. Računovodski sistem lahko koristi tudi organizacijam z več nacionalnimi ali mednarodnimi lokacijami. Ta sistem omogoča elektronski prenos informacij iz številnih virov v osrednjo lokacijo, kjer računovodje zbirajo in obdelujejo te podatke. Nekateri sistemi lahko zbirajo informacije tudi v realnem času.
Pregledi in stanja
Računovodski vodje in nadzorniki uporabljajo računovodski informacijski sistem za ločevanje nalog in zagotovijo, da so kontrole vzpostavljene za različne računovodske funkcije. Obveznosti do dobaviteljev, terjatve do kupcev, plačilne liste, oddelčne finančne podatke, osnovna sredstva in nabavo vsakega dela po posameznih modulih v naprednem računovodskem sistemu in zahtevajo posamezne procese in postopke. Vsak od teh posameznih modulov vsebuje povzetke podatkov v glavno knjigo, vendar dovoljuje sistemsko preverjanje in uravnavanje na poti. Poročila se lahko izdelajo iz posameznih modulov, da se zagotovi natančnost podatkov, preden se prenesejo v glavno knjigo podjetja.
Izboljšanje toka dela
Izboljšanje pretoka dela v posameznih oddelkih se pogosto spodbuja z uvedbo računovodskega informacijskega sistema. Oddelki zunaj računovodstva morajo razumeti, kako se kritični podatki obdelujejo prek notranjega finančnega informacijskega sistema podjetja iz različnih razlogov. Izvirni dokumenti, kot so računi, naročila, poročila o stroških zaposlenih, časovne kartice za vnos plač, računi in obrazci za prevzem premoženja, morajo najti pot od originatorja do računovodske službe.
Odvisno od programske opreme, računovodski sistem zahteva različne informacije za različne dele procesa, ki se ročno vnašajo v sistem. To pogosto določa delovni tok drugih oddelkov v zvezi z obdelavo finančnih podatkov. Postopki in postopki, ki jasno opredeljujejo potrebne informacije, korake za obdelavo teh informacij in postopek odobritve, pomagajo pri zmanjševanju odvečnega dela in zagotavljajo, da ima računovodska služba potrebna dovoljenja za obdelavo finančnih podatkov.
