Podjetja redno izvajajo izdatke za delovanje in vzdrževanje svojega poslovanja, kar je del cikla nastajanja in plačevanja izdatkov. Poslovodstvo običajno želi zmanjšati stroške podjetja za pridobitev in vzdrževanje zalog, zalog in stroškov v okviru cikla izdatkov.
Podjetje ima druge cikle, vključno s ciklom prihodkov, ki sledi naročilom strank in prodajnim napovedim, ter proizvodni cikel, ki vključuje poslovne dejavnosti in informacije, ki izhajajo iz proizvodnega procesa izdelka. Cikel izdatkov podjetja se vrti okoli informacij iz zalog in drugih postavk, ki jih mora kupiti.
Cikel odhodkov v akciji
Tokovi informacij v cikel izdatkov in iz njega. Proizvodni cikel in prodajni cikel nudita informacije o tem, kdaj in koliko denarja mora podjetje na primer porabiti za dodatni inventar.
Informacije izhajajo iz cikla izdatkov glede zneska prejetih novih zalog, zneska, ki ga je treba plačati, in datumov zapadlosti plačil. Podjetja običajno uporabljajo tri različne vrste transakcij v ciklu izdatkov, vključno z izplačilom denarja, nakupom kredita in donosom nakupa.
Razložite cikel nabave
Podjetje običajno začne nakup s pripravo naročila. Ta dokument se pošlje prodajalcu, prodajalec pa izpolni naročilo in pripravi račun, pri čemer navede številko naročila. Ko prodajalec odpremi inventar, družba prejemnica zabeleži potrdilo o prejemu, ga posreduje svojemu računovodskemu oddelku, medtem ko fizično blago da v skladišče za prodajo ali predelavo v drugo blago za prodajo.
Podjetja morajo voditi inventar tako, da vodijo štetje enot na zalogi in določajo hitrost ali hitrost, s katero se te postavke prodajajo. Oddelek za nabavo lahko sčasoma oceni, kako pogosto mora narediti novo naročilo ali nov inventar, da bo blago na zalogi stalno.
Prikazovanje izdatkov za računovodske izkaze
Ko podjetje kupi zaloge, prikaže nakup kot odhodek v svojem izkazu poslovnega izida. Časovni razpored odhodkov se razlikuje, odvisno od tega, ali družba uporablja računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka ali denarnega obračuna. Če je podjetje kupilo zalogo na kredit, bi se nakup zalog v bilanci stanja prikazal kot sredstvo in tudi kot znesek obveznosti za plačilo.
Saldo obveznosti
Kot del odhodkovnega cikla podjetja se lahko stanje njegovega plačilnega salda še naprej povečuje, saj porabi več denarja za nabavo zalog in storitev. Vsak mesec podjetje izvaja plačila za zmanjšanje stanja obveznosti do dobaviteljev ali za denar, ki ga dolguje prodajalcem.
Ko podjetje plača račun in zniža bilanco plačil, je zaključilo cikel izdatkov. Podjetja imajo druge dejavnosti v ciklu, vključno s plačilnim ciklom, kjer podjetje evidentira plače, ki jih zaslužijo zaposleni, in nato izdaja periodične plače.
Prodajni ali prihodkovni cikel poteka, ko podjetje prodaja blago ali storitve, jih dostavi strankam, izda račun in prejme plačilo. Obdobje financiranja poteka, ko podjetje izda dolgove, kot so podjetniške obveznice, in jih nato plača.
