Ne glede na to, koliko poskusite, včasih stvari ne delujejo tako, kot ste načrtovali. Ko se to zgodi v poslu, lahko na koncu vznemirite cenjeno stranko ali stranko. Morda ste bili nenamerno nevljudni do stranke ali eden od vaših zaposlenih ni ustrezno obravnaval situacije. Morda ste zamudili naročniški rok ali poslali nezadostne količine izdelka. V določenih okoliščinah lahko zagotovite pisanje o opravičilu, da zagotovite nadaljevanje vašega delovnega razmerja. Če ste naredili napako, povzročili zamudo, poslali izdelek z napako ali poslali slabe storitve, se iskreno opravičite vaši stranki ali stranki.
Kako napisati pismo o opravičilu stranki
Ko delate v panogah za storitve za stranke, je vaše podjetje tako dobro, kot je, kako se ravnajte s svojimi strankami. Stranke sprejmejo besedo »stranka je vedno pravica« do srca. Če se kaj zgodi, da bi se stranka počutila napačno, je dobro napisati pismo opravičila.
Pismo za opravičilo stranki mora biti napisano na pisemskem papirju podjetja ali pa ga po e-pošti pošlje oseba, ki je vložila pritožbo. Nasloviti ga je treba na osebo, ki je vložila pritožbo, in jo poslati pravočasno. Vaše pismo se mora začeti z opravičilom, ki potrjuje, kaj se je zgodilo. Prevzemite odgovornost za svoja dejanja in poskrbite, da bo stranka čutila. Poskusite pustiti stranko vedeti, da lahko vidite, kako se je počutila in zakaj je bila razburjena. Nazadnje, ponudite način, kako popraviti napačno, kadar je to mogoče.
Primer:
Dragi Michelle,
Zahvaljujemo se vam, da ste me obvestili o storitvah, ki ste jih prejeli v naši trgovini prejšnji teden. Želim se opravičiti, kako je naš blagajnik obravnaval situacijo z vrnitvijo elementa. Žal mi je, da je posredoval napačne podatke o vašem vračilu. Moral bi se pogovoriti z vodjo, preden vam pove, da se lahko vrne samo, če ste prejeli račun. Žal mi je, da ste porabili 20 minut spora z našo blagajno. Tudi jaz bi bil razočaran. Če želite ta teden priti v trgovino, bom osebno obravnaval vašo vrnitev. Trajalo bo le nekaj minut.
S spoštovanjem,
Roger S.
Upravitelj trgovin
Kako se opravičiti naročniku
Odnosi s strankami, ki so v teku, so ključnega pomena tudi za vaše poslovanje. Ne glede na to, ali gre za dolgoletno, uveljavljeno stranko ali relativno novo, se želite prepričati, da boste rešili vse težave, ki se pojavijo v najkrajšem možnem času.
Če se želite opravičiti stranki, je veliko, da napišete pismo. To pomeni, da ste vzeli njeno skrb za srce in si vzeli čas iz svojega zasedenega urnika, da napišete pismo. Podobno kot pismo opravičila stranki, mora biti pismo napisano na pisemski list podjetja ali poslano po elektronski pošti, vi ali vodja oddelka. Poskusite poslati pismo čim prej po kakršni koli potrebni notranji preiskavi, da boste ugotovili, zakaj je prišlo do napake ali napake. Začnite pismo z opravičilom, ki kaže, da razumete, zakaj je vaša stranka razburjena. Prevzemite odgovornost za napako in zagotovite korektivne ukrepe. Ker imate trajno razmerje, je tudi dobra ideja, da nastavite čas za pogovor, da boste lahko razpravljali o tem, kaj se je zgodilo.
Dragi Michael,
Žal mi je, da smo zamudili rok za najnovejšo prenovo spletne strani. Želim se opravičiti, ker vas nisem obvestil, da smo zaostajali. Naš vodja projekta bi vam moral povedati, da projekt ni na pravi poti, da bi izpolnili januarski rok. Po pogovoru z njim se zdi, da je bil preveč preobremenjen s projekti in ni bil tako kot bi moral biti. Vem, kako frustrirajoče je, da zamudite roke projekta. Lahko vam zagotovim, da lahko projekt dokončamo do konca tedna. Pripravljen sem odšteti teden plačil iz vaše naslednje izjave v dobri veri. Z veseljem bom o tem razpravljal z vami. Prosim, kontaktirajte me, ko boste dobili priložnost.
S spoštovanjem,
Brook B.
Direktor oblikovanja
Zakaj je treba opravičiti
Opravičevanje je dobra poslovna praksa. To kaže, da vas skrbi vaš stalni odnos s strankami in strankami. Prav tako kaže, da lahko priznaš in spoštuješ občutke obtožene stranke, ne da bi dobil obrambo ali obtoževanje.
Prevzemanje lastništva vaše napake kaže veliko integritete, ki je lahko spodbudna za stranko ali stranko, ki želi nadaljevati poslovanje z vami.
