Podjetja po svetu uporabljajo elektronsko pošto za komunikacijo, prenos podatkov in sodelovanje. E-pošta je učinkovito orodje za povečanje poslovne produktivnosti in povečanje zanesljivosti podatkov. Vendar pa lahko enostavnost uporabe e-pošte in zmanjšana formalnost povzročita neprofesionalno komunikacijo in preobremenitev podatkov. Uporaba e-pošte za podjetja ima tudi pomanjkljivost, ker odpira vaše računalniško omrežje za morebitne viruse in zlonamerno programsko opremo, ki je poslana prek e-poštnih priponk.
Zmanjšane ravni upravljanja
Zaposleni na vseh ravneh podjetja lahko pošiljajo e-pošto vsakomur v podjetju. Ta enostavnost pošiljanja sporočil mimo uveljavljene verige poveljevanja in moti standardne postopke pregleda za vprašanja, povezana s človeškimi viri. Ta neformalnost lahko povzroči tudi motnje vodstvenim delavcem, ki se morajo osredotočiti na priložnosti na visoki ravni in ne na vsakodnevna vprašanja osebja.
Točnost
Preprosto pošiljanje e-pošte lahko zmanjša natančnost informacij. Kot bolj neformalni medij se pošiljatelji običajno hitro odzovejo in ne pregledujejo informacij. Zaposleni se lahko počutijo pritisnjeni, da se hitro odzovejo na zahteve, ne glede na točnost. Ko so sporočila poslana z netočnimi informacijami, je težko popraviti napako zaradi hitrega posredovanja e-pošte drugim strankam.
Tekmovanje
E-pošta lahko poveča poslovno konkurenco. Stranke lahko posredujejo prodajne ponudbe konkurentom, ki zahtevajo nižje cene. Če prejmejo nižjo ceno, lahko gredo s konkurentom ali se vrnejo in zahtevajo še nižjo ceno. E-pošta tudi svojim strankam olajša delo z offshore podjetji, ki zagotavljajo storitve po nižjih cenah zaradi nižjih plač in nižjih življenjskih stroškov v državah v razvoju.
Profesionalnost
E-pošta lahko vodi do nižje ravni strokovnosti. Zaposleni se nagibajo k uporabi manj formalnega pristopa k komuniciranju pri uporabi e-poštnih sporočil, kar se trenutno in potencialnim strankam zdi neprofesionalno. Ustvarjanje v obliki besedila in sprememb barve je lahko mladoletno in ni v skladu z vašim profilom podjetja.
Povečana zaposlenost
E-pošta lahko poveča potrebo po zaposlenih. Dodatni zaposleni v službi za pomoč strankam bodo morda potrebni za odgovor na e-poštna sporočila potrošnikom, zato bo morda potrebnih več izvršnih pomočnikov, ki bodo pomagali pri razvrščanju in odgovarjanju na sporočila e-pošte za zaposlene direktorje.
Preobremenitev informacij
E-pošta lahko preprosto ustvari preobremenitev informacij v prejemnikih. Preprosto kopiranje sporočil po vsej organizaciji lahko preobremeni zaposlene z neželenimi ali nepotrebnimi informacijami, ki jih je treba pregledati. Informacijska preobremenitev zmanjšuje produktivnost.
Varnost
Varovanje podatkov je težko vzdrževati, saj lahko občutljive informacije enostavno pošljete po e-pošti. Virusi, ki so poslani prek e-poštnih priponk, ki povzročajo poškodbe računalnika in izgubo podatkov, lahko ogrozijo računalniška omrežja.
