Vse organizacije zahtevajo dobro vodenje evidenc, od takrat, ko se zapisi ustvarjajo, dokler niso izbrisani iz sistema. Neobstoječi ali slabo načrtovani sistemi arhiviranja povzročajo težave pri vnašanju in pridobivanju zapisov ali pomanjkanju učinkovitosti pri upravljanju pretoka informacij. Prav tako lahko vzpostavijo pravna vprašanja zaradi izgubljenih zapisov ali premajhnega vodenja evidenc. Dobro zasnovani sistemi arhiviranja uporabljajo abecedne, alfanumerične ali numerično kodirane oznake, ki ustvarjajo učinkovito upravljanje zapisov in proizvajajo bolj profesionalno vodene organizacije.
Numerični sistemi arhiviranja so pojasnjeni
Številske zbirke podatkov dodelijo številke za vsako datoteko ali zapis, ki vsebuje informacije. Številčenje se lahko črpa iz samega zapisa (npr. Številke naročil), številske datoteke v zaporedju zapisovanja (od 1 do 1000), pri čemer se oštevilčevanje po sekcijah, kjer so datoteke oštevilčene pod razdelki - ali kategorije - kot 100, 200, 300 itd., pripadajo določenim podnaslovom predmetov ali uporabljajo decimale (podobno kot Deweyjev decimalni sistem). Številske zbirke podatkov pogosto vključujejo indeks datoteke za pomoč pri pridobivanju zapisov.
Organizacija in vzdrževanje reda
Numerično kodiranje omogoča premikanje celotnih odsekov zapisov ob hkratnem ohranjanju pravilnega zaporedja. Zapisi se vnesejo zaporedno, od desne proti levi in od zgoraj navzdol. Ravno numerične datoteke so organizirane v zaporednem, naraščajočem vrstnem redu - najnižje do najvišje število. Duplex-numerične datoteke imajo dva ali več nizov števil, ločenih s pomišljaji, vejicami ali presledki, ki jih vnese začetni niz, ki mu sledijo naslednje številke. Kronološko-številčni sistemi indeksirajo datoteke po letu, mesecu in dnevu.Številčni sistemi s končnima števcema omogočajo združevanje datotek na policah, organiziranje datotek po zadnji številki (dve do štiri številke) kot primarnega elementa vnosa in zaporedno shranjevanje zapisov po zadnji številki, srednji številki in prvi številki. Zahteve za prostor na policah se zlahka določijo z združevanjem zapisov po številčnih odsekih - 10s, 100s, 1000s zapisov na polico ali polico. Poleg tega je organizacija zapisov še okrepljena z indeksiranjem datotek.
Točnost
Sistemi za shranjevanje velikih količin - datoteke, ki so pogosto pridobljene in ponovno vložene - v kombinaciji z barvno označenimi oznakami omogočajo hitrejše iskanje in ponovno polaganje datotek ter odpravljajo zmedo, kadar število zaporedno zapade. V sistemih terminalnih števk, na primer, je končno število kodirano z eno barvo, srednja številka dobi ločeno barvo in prva številka dobi svojo barvo. Ko se spremeni prva, srednja in zadnja številka, se spremeni tudi barva. Barva deluje kot vizualni namig za povečanje hitrosti in učinkovitosti pri vložitvi.
Hitrost arhiviranja
Številske zbirke podatkov v kombinaciji z barvnim kodiranjem povečajo hitrost zapisovanja in pridobivanja zapisov - tudi pri pridobivanju datoteke pomeni v indeksu identifikacijo številke datoteke - ker ima datotečni uradnik takojšnjo zavest o lokaciji datoteke po datotečni skupini. V primeru združitev organizacij, kjer imajo posamezne organizacije različne sisteme številčenja, številčnih kod ni treba spreminjati. Dodajanje datotek v datotečno sobo je hitrejše, ker so leve oštevilčene datoteke (6-mestne) shranjene na levi strani datotek z večjim številom (7-mestna).
Zaupnost
Številčni zbirni sistemi pozitivno identificirajo posebne zapise, pri tem pa ohranjajo zaupnost, kar je še posebej pomembno v zdravstvenih evidencah, evidencah strank in zaposlenih, tako da odpravljajo vse osebne identifikacijske oznake. Številske zbirke podatkov so v skladu s pravili HIPAA.
