Predlog pisma lahko služi kot pomembno orodje za pridobivanje novih strank, začetek novih projektov in rast podjetja. Od postavitve in oblikovanja do jezika, uporabljenega v dokumentu, morajo vodje podjetij upoštevati vse vidike predloga, preden ga pošljejo svojemu prejemniku, da bi povečali učinkovitost dokumenta. Tako kot je odpiranje takega pisma ključnega pomena pri pripravi bralca, da prebere celotno vsebino, so še posebej pomembni zadnjih nekaj stavkov pisma s predlogom, saj so to zadnje besede, ki jih bo prejemnik prebral, preden bo lahko sprejel odločitev..
Pisanje učinkovitega predloga
Če želite napisati učinkovito pismo s predlogi, je koristno začeti z zbiranjem vseh pomembnih informacij, ki jih nameravate vključiti v dokument. To lahko vključuje statistične podatke, podatke o proračunu, datume, definicije in poverilnice vašega podjetja. Morda boste želeli začeti tudi s pregledom, ki je orodje za pisanje, ki vam lahko pomaga načrtovati različne kategorije vašega predloga.
Uvedba vašega predloga mora spodbuditi bralčevo zanimanje in bo verjetno vključevala nekatere osnovne informacije o vašem podjetju in zakaj je usposobljena za opravljanje določene naloge. Uvod lahko vključuje tudi širok pregled teme predloga, tako da prejemniki razumejo, kaj bodo prebrali in zakaj bi morali še naprej brati. Nekateri predlogi se lahko začnejo tudi s povzetkom, ki je kratek pregled, ki povzema ključne točke predloga. Povzetek je koristen za prejemnike, ki nimajo dovolj časa, vendar želijo razumeti, kaj je predlog.
Glavni deli vašega predloga se razlikujejo glede na projekt, lahko pa vključujejo tudi razdelke, ki obravnavajo proračun projekta ali cene, predlagani časovni okvir projekta in tveganja, povezana s projektom. Lahko se pogovorite tudi o materialih, ki so potrebni za dokončanje projekta, o delu ali vrstah delavcev, ki so potrebni za dokončanje projekta, in o predvidenih prihodkih ali vodilih, ki jih je projekt ustvaril.
Pomembno je, da dokument pripravite za določeno ciljno skupino med pisanjem predloga. Jezik, ki ga uporabljate, se bo razlikoval glede na strokovnost občinstva, pa tudi, kako dobro ste seznanjeni s tehničnimi vidiki projekta.
Preden pošljete predlog bralcu, vedno skrbno uredite dokument in odstranite vse napake v črkovanju, slovnične napake in dejanske netočnosti. Tipografske napake in druge napake se lahko dojemajo kot neprofesionalne in lahko povzročijo zavrnitev predloga.
Zapiranje predlogov
Sklenitev predloga je ključni element celotnega dokumenta. Ko prejemnik prebere predlog, naj se v njenem umu držijo zadnjih nekaj stavkov ali odstavkov. Učinkovit zaključek lahko pomaga zapreti posel in vodi bralca k poslovanju z vašim podjetjem. Medtem ko so drugi deli predloga pomembni tudi za pridobitev odobritve za napredovanje, je smiselno porabiti dodaten čas v zadnjih nekaj stavkih, da se zagotovi prepričljivost predloga.
V zaključku razmislite o ponovnem navajanju vrhunskih točk predloga, da bi poudarili glavne koncepte, pri čemer pazite, da ne ponovite dobesedno, kar ste že napisali. Ta končni povzetek mora vsebovati analizo ali razlago, ki povezuje vse glavne točke. Morda boste želeli tudi spodbuditi prejemnika, naj nadaljuje pogovor, tako da bo odgovarjal na vsa zastavljena vprašanja ali kasneje poglobljeno razpravljal o zamisli. Na primer, lahko napišete: "Prosim, sporočite mi, če imate dodatna vprašanja - z veseljem vam bom odgovoril." Nekatera pisma o učinkovitih predlogih se prav tako končajo s pozivom k ukrepanju, ki lahko ustvari občutek nujnosti in razlog, da prejemnik nadaljuje s predlogom. Primer poziva k dejanju je: "Začnite s projektom danes, tako da se obrnete na našo ekipo."
