Če delate v poslovnem prostoru, je verjetno, da boste morali v nekem trenutku razviti poslovni predlog ali pismo s predlogom. To je dokument, ki se uporablja za ponudbo izdelkov ali storitev vaše organizacije do možnosti, ki temelji na določenih parametrih, kot so obseg, stroški, časovni okvir in proračun.
Kakšen je predlog projekta? Znan tudi kot poslovni predlog ali pismo s predlogom, ima ta dokument običajno določeno obliko z določenimi zahtevami, ki se razlikujejo glede na vašo panogo. Vendar pa je glavni cilj pisma s predlogom vedno dokazati, kako lahko vaše podjetje pomaga rešiti težave, s katerimi se soočajo.
Kaj je predlog pisma?
Pisma s predlogi lahko bodisi zahtevajo podjetja ali pa pridejo do njih. Pridobivanje je lahko tako enostavno, kot je prospekt, ki prosi za predlog po prodajnem klicu ali pa je formalni proces, imenovan RFP, ali zahteva za predlog. Ta proces ponavadi vključuje več organizacij, ki pošiljajo konkurenčne predloge za pridobitev posla. Na podlagi industrije in vrste RFP bo predlog moral pokrivati posebne zahteve, ki jih predvideva možnost.
Pri obravnavi nenaročenih predlogov ali neuradnih zahtev ne obstajajo formalne smernice, ki jih morate upoštevati. Vendar pa je pomembno, da sestavite dokument, ki odgovori na vprašanja, ki bi jih vaša možnost lahko imela na jasen in jedrnat način. Čeprav v teh primerih morda ne obstajajo formalne zahteve, je bistvenega pomena slediti logični strukturi in pokrivati kritične vidike vašega podjetja in kako rešuje težave, s katerimi se ukvarja možnost.
Poslovni predlog ali pismo s predlogom mora vsebovati naslednja merila, ne glede na industrijo in proces:
- Spremno pismo
- Naslovna stran
- Kazalo
- Povzetek
- Pregled problema, s katerim se sooča možnost
- Cilji ali cilji predloga
- Kaj je vaša organizacija usposobljena za reševanje problema
- Področje uporabe, vključno s ceno in časovnim okvirom
- Poziv k ukrepanju
- Kontaktni podatki
Opravite raziskave pred začetkom svojega predloga
Preden začnete tipkati, je pomembno, da zberete vse ustrezne informacije na enem mestu. Poskusite ugotoviti, kdo bo prebral predlog in ali je tisti, ki odloča. Prilagodite svoj predlog občinstvu in zagotovite, da boste posredovali vse informacije, ki jih bodo iskali.
Ugotovite, kakšne točke bolečine se soočajo z možnostjo. Ugotovite, kako je vaša organizacija najbolj primerna za reševanje njihovih težav v primerjavi z vašo konkurenco. Navedite elemente, ki vas ločujejo od podobnih podjetij, na katere se lahko pogovarjajo.
Preverite, ali ima načrt možnost v mislih proračun ali časovni okvir, in poskrbite, da bodo vaši notranji viri usklajeni, da bodo izpolnjevali te zahteve. Ko izberete, katera od vaših ponudb bo najbolj koristila vašemu potencialu, boste morali izračunati svoje notranje stroške, preden jih navedete v ceni.
Navedite obseg projekta
Oblikovanje obsega projekta je glavna sestavina oblike pisanja predlogov. Če so te ključne informacije zapisane, boste lahko začeli pisati svoj predlog. Vzemite si nekaj časa, da pripravite ključne podrobnosti področja uporabe. Prvi element je ugotoviti, kdo bo delal v vaši organizaciji, kdo bo vodil proces in kdo bo glavna kontaktna točka za vašo stranko.
Nato boste morali ugotoviti, kaj natančno morate storiti, da boste stranki pomagali obvladovati bolečine. Opišite korake, ki jih bo sprejela vaša organizacija, in postopek, ki ga boste uporabili za reševanje vprašanj v zvezi z obeti. Navedite tudi meritve, ki jih bo vaša organizacija uporabila za merjenje uspešnosti rezultata.
Nazadnje, čim bolj podrobno opišite urnik in zagotovite mejnike, ki jih bo vaše podjetje doseglo, da bo projekt dokončal do datuma, ki ste ga predlagali. Bodite radodarni pri ocenjevanju svojega časovnega razporeda, pri čemer upoštevajte vsa nepredvidljiva vprašanja, ki se lahko pojavijo. To je, da svojim potencialnim strankam zagotovite realističen prikaz tega, kaj jim lahko dostavite.
Začnite z uvodom in povzetkom
Uvedba pisnega predloga mora vključevati informacije o vašem podjetju in blagovni znamki, z nekaj ozadja o tem, kdo ste in kaj počnete. Če pogosto pišete pisma s predlogi, boste morda želeli razviti predlogo o podjetju, ki ga lahko vsakič uporabite.
Povzetek mora vključevati ustrezne točke vašega predloga. Medtem ko ne bi smeli poskušati povzeti vseh vidikov dokumenta, vključite informacije o tem, zakaj je vaše podjetje primerno za delo, in kako boste pomagali obvladovati bolečine v zvezi z možnostmi.
Razviti telo predloga
Predlog predloga mora vsebovati podrobnosti o težavi, s katero se sooča vaša možnost. Če želite pokazati svoje razumevanje njihovih vprašanj, se poglejte v posebnosti njihove krajine in vsakodnevnih težav. To vam pomaga pokazati, da ste dobro seznanjeni s področji, ki so zanje pomembna.
Opišite cilje za svoj predlog. To bo predvsem prikaz možnosti, ki jih želite pomagati pri njihovih poslovnih težavah z izdelki ali storitvami, ki jih ponujate. Navedite podrobnosti o tem, kaj vaše podjetje razlikuje od vaših konkurentov in zakaj ste bolj primerni za delo z možnostjo, kot so. To lahko vključuje govorjenje o drugih organizacijah, s katerimi ste delali, prikazovanje primerov preteklih projektov in posredovanje podrobnosti o vašem znanju in strokovnem znanju.
Zagotovite specifikacije in predpostavke
Vključite obseg, ki ste ga navedli, s posebnimi cenami in voznimi redi. Vaše podjetje morda ne bo poznalo vseh podrobnosti glede zahtev prospekta, zato boste morda morali prevzeti nekaj stvari, kot so omejitve notranjega proračuna in časovne omejitve. Te predpostavke lahko vključite v predlog in celo navedete nekaj možnosti. Na primer, lahko zagotovite ocene za štiritedensko preobrat, šesttedenski preobrat in osemtedenski preobrat z ustreznimi cenami za vsak časovni okvir.
Blizu z močnim argumentom
Vaš sklep za predlog pisma mora vključevati hiter povzetek informacij, ki ste jih navedli. Zahvaljujemo se jim, ker ste si vzeli čas, da razmislite o predlogu, ki ste ga predlagali, in jim zagotovite informacije o tem, kaj je treba storiti. V poslovnem predlogu je nujno vključiti poziv k dejanjem. To lahko vključuje poziv k nadaljnji razpravi o predlogu ali sestanku za podpis sporazuma. Nazadnje, vključite informacije o tem, kako lahko stopijo v stik z vami, z nekaj možnostmi, kot so e-pošta, telefon in spletno mesto.
Sledite najboljšim praksam
Da bi bil predlog vašega predloga učinkovitejši, pošljite nekaj dokazil. To lahko vključuje študije primerov vaših preteklih strank, izjave zadovoljnih strank in preglednic s statističnimi podatki o uspešnosti.
Bodite prepričani, da napišete svoj predlog na pisni list podjetja in ga je oblikoval grafični oblikovalec, če imate sredstva, ki so vam na voljo. Pozornost do vizualnega elementa lahko pomaga vašemu podjetju, da izstopa iz konkurenčnih predlogov, ki jih lahko dobijo.
Ne pozabite na nadaljnje ukrepanje
Čeprav ni neposredno del dokumenta s pisnim predlogom, je eden od ključnih elementov za pošiljanje predloga nadaljnje ukrepanje. Po nekaj dneh, ko ste poslali pismo s predlogom, pokličite ali pošljite e-poštno sporočilo, če želite izvedeti, ali imajo kakršna koli vprašanja ali povratne informacije v zvezi z dokumentom. Ponudite pojasnitev vseh elementov, o katerih bodo morda potrebovali dodatne informacije. Z nadaljnim spremljanjem pomagate gojiti močne odnose z možnostjo.
