Zaposleni na vseh ravneh bodo morda morali kot del svojega delovnega mesta pisati obvestilne objave (običajno imenovane beležke). Pisanje učinkovitih zapisov pozitivno odraža osebo, ki jih je napisala, saj je to znak dobre komunikacijske sposobnosti. Sporočila o obveščanju zaposlenim v celotni organizaciji dajejo pozitivne in negativne novice. Napovedi za promocijo in odpiranje delovnih mest se pogosto sprejemajo z navdušenjem, spremembe v politiki in zmanjševanje napovedi pa lahko povzročijo zaskrbljenost in stres. Izdelava trdnega sporočila pomaga pri sporočanju jasnih in pozitivnih sporočil.
Ugotovite ključno sporočilo, ki ga želite posredovati. Razmislite, ali bodo novice dobrodošle ali ne, in uporabite te informacije, da se odločite, kako najbolje uokviriti poslano sporočilo. Negativna sporočila potrebujejo več informacij o tem, zakaj se nekaj dogaja, pozitivna sporočila pa se lahko osredotočijo na novice, ne da bi dodali podrobne informacije o tem, zakaj se je dogodek zgodil.
Naučite se, kako so štiri osnovne komponente beležke. Najboljši zapiski se držijo sprejetega formata, ki ga priznava poslovno pisanje. Pri tem so pisatelji zapisnikov ostali nevtralni v svojih objavah in se ne zdijo pristranski. Spomini vsebujejo štiri ključne razdelke: naslov, odpiranje, telo in zaključek.
Ustvarite naslov. Naslovi obsegajo štiri glavne razdelke: do, od, datuma in teme. Polje »To:« vključuje seznam prejemnikov in njihovih delovnih mest. Polje »Od:« vključuje ime in naslov osebe, iz katere je bil beležka. Polje »Datum« je najpogosteje datum, ko je bil dopis dostavljen, v primerjavi z datumom, ko je bil sestavljen ali ustvarjen. Polje »Zadeva:« sporoči prejemnikom namen sporočila. Ta polja so podobna poljem, ki se običajno uporabljajo v e-poštnih sporočilih.
Za: Od: Datum: Zadeva:
Napišite uvodno obvestilo. Začetni odstavek se osredotoča na namen sporočila. vključno z vsemi osnovnimi informacijami, potrebnimi za pomoč prejemnikom, da razumejo napoved.
Napišite telo beležke. Organ vključuje vse podrobne informacije, ki jih morajo prejemniki vedeti. Promocije lahko vključujejo informacije o novem delovnem mestu in odgovornosti zaposlenega ter o tem, kdaj bodo prevzele svojo novo vlogo. Spremembe politike morajo vključevati informacije o tem, kdaj bo nova politika postala učinkovita in kako bo vplivala na zaposlene.
Napišite zaključek beležke. Dober zaključek pove zaposlenim, kaj morajo storiti, da se pripravijo na spremembe.
Vzemite si nekaj časa stran od beležke in se nato vrnite, da ga uredite s svežimi očmi. Dobro napisane beležke ne vsebujejo slovničnih napak in dajejo jasna sporočila.
