Postopek je kot recept - niz navodil, ki jasno navaja, kdo nekaj počne, kdaj je treba storiti, kako se dela in kakšen bi moral biti rezultat. Navedite vsak korak v vrstnem redu, ki ga morate izpolniti. Sestavite več postopkov v priročniku, ki je organiziran po opisu delovnega mesta, oddelku, funkciji ali kateri koli vrstni red, zaradi česar so informacije najbolj dostopne uporabnikom priročnika. Ne zamenjujte politik s postopki. Politike so pravila ali stališča; postopki so tisto, kar ljudje upoštevajo pri izvajanju politik.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Obstoječa dokumentacija, ki je lahko materialni vir
-
Strokovnjaki za področje, ki znajo izvajati postopke
Odločite se, katere postopke boste dokumentirali. Dve metodi za izbiro vsebine vašega priročnika sta raziskava potencialnih uporabnikov, da bi ugotovili, katere naloge morajo pojasniti ali več informacij, ali pa bi raje sestavili seznam operativnih težav, ki bi jih lahko rešili z jasno določenimi postopki.
Zberi informacije. Oseba, ki že izvaja nalogo, je vaš najboljši vir, razen če ustvarjate postopke od začetka. Oglejte si, kako oseba opravlja nalogo in zapiske, ali pa prosite osebo, naj za vas napiše vse korake, ki so vključeni v nalogo, kot tudi vse nasvete ali opozorila, ki ste jih izvedeli z izkušnjami.
Določite postavitev priročnika. V dveh stolpcih je postopek jasen in enostaven za branje. Naslovite vsako stran z imenom postopka in pod naslovom navedite seznam ali odstavek vseh dejstev, ki ne sodijo v korak, kot je pogostost izvajanja postopka ter nasveti ali opozorila. Postopek bi moral slediti v tabeli z dvema stolpcema.
Napišite grob osnutek. V levem stolpcu navedite odgovorno osebo za postopek. V desnem stolpcu navedite vrstni red korakov, ki jih opravi oseba. Če postopek vključuje več ljudi, bi morali vsi imeti možnost, da jasno vidijo, kje se ujemajo s procesom in kaj morajo storiti.
Preizkusite postopke. Nekoga, ki ni seznanjen s postopki, ki jim sledijo iz osnutka. Pomembno je, da uporabite nekoga, ki je neizkušen, tako da oseba ne bo sprejela običajnih bližnjic ali sijaj nad nejasnimi točkami, ki jih drugi bralec ne bi razumel.
Spremeni osnutek. Pojasnite, dodajte, izbrišite in preuredite korake, dokler ne sledi postopkom, ki ga lahko izvede kdorkoli, ki bere priročnik.
Objavite priročnik. Vključite kazalo, tako da lahko bralci hitro najdejo postopke. Dodajte glosar, ki opredeljuje terminologijo, ki je neobičajna ali specifična za vašo industrijo.
Nasveti
-
Ne uporabljajte elegantnih besednih različic za oživitev pisanja. "Pripomoček" je pripomoček vsakič, ne pa "postavka" ali "naprava". Stalno opisovanje stvari je lahko ponavljajoče, vendar bralcem izboljšuje jasnost.
