Ko bodo podjetja sklenila pogodbo, bodo pogosto izdala zahtevek za ponudbo (RFP) kvalificiranim posameznikom, podjetjem in izvajalcem, ki so sposobni opraviti to delo. Ali vam bo delo odobreno ali ne, bo v veliki meri odvisno od stikov, ki jih imate v podjetju, ki je izdalo RFP, vendar bo odvisno tudi od tega, kako boste odgovorili na zahtevo. Pošiljanje predloga v odgovor na RFP je veliko bolj formalno kot pošiljanje e-poštnega odgovora, da izrazite svoje zanimanje, in ga je treba opraviti na profesionalen način. Če ste prejeli RFP za projekt, ki vas zanima, sledite tem korakom, da odgovorite pravilno.
Preberite RFP in poskrbite, da boste jasno razumeli, kaj podjetje želi. Pokličite telefonsko kontaktno številko podjetja, če niste prepričani, da imate kakršne koli točke in potrebujete pojasnila. Intervjuiranje tega posameznika je na kratko veliko bolj profesionalno kot posredovanje odgovora, ki napačno razlaga zahtevo. Prav tako ima prednost, da vam osebno predstavi, kar bo pomagalo, ko pride čas, da podjetje pregleda vaš predlog.
Pripravite osnutek svojega odgovora. RFP, ki ste ga prejeli, je verjetno sledil določenemu formatu, da se poveže s tem, kar podjetje želi. Uporabite to kot vodilo za oblikovanje orisa. Začnite tako, da sestavite seznam z vsemi glavami odsekov. Za vsakega od njih sestavite seznam vprašanj, na katera želite odgovoriti, in vprašanja, ki jih je treba obravnavati. Oblikovanje takšne narave, ki vas bo vodil skozi postopek priprave vašega predloga, vam bo olajšalo, da boste na RFP odgovorili jasno in jedrnato.
Pripravite skupino za pripravo predloga. Nekateri posamezniki v vaši organizaciji imajo lahko strokovno znanje in izkušnje na tem področju, drugi pa imajo lahko poseben talent za pripravo pisnih dokumentov. Zberite majhno skupino, ki se bo sestala in pripravila podrobnosti o zahtevanem predlogu.
Napišite predlog. Vsebina se bo razlikovala od ene ponudbe RFP do naslednje, vendar je treba upoštevati nekatere smernice. Opredelite in odgovorite na vsa vprašanja, ki jih je postavil RFP, in odgovorite na morebitne pomisleke, ki jih ima družba. Ne bojte se uporabiti pristopa z dodano vrednostjo, tako da identificirate ključne elemente, ki jih lahko ponudite, drugi pa ne. Prav tako morate jasno razumeti zahteve RFP tako, da določite specifične končne rezultate, ki jih boste zagotovili kot del projekta, skupaj s predvidenim časovnim razporedom za vsako in razčlenitvijo cen za vse vidike predlaganega projekta.
Pripravite dodatne elemente, ki bodo predloženi skupaj z vašim predlogom. Začnite s pisanjem kratkega povzetka, ki vsebuje kratek pregled vsega, kar pravi predlog. Napisati morate tudi dokument na eni strani, ki pojasnjuje osredotočenost in strokovnost vašega podjetja. Zamenjajte to z osebno biografijo, če ste posameznik in ne podjetje. Dokončajte tako, da napišete kratek pisni dopis, da pojasnite, kako ste prejeli RFP in se zanimate za projekt, ter navedite, da je priloženi predlog predložen v obravnavo. Vključite popolne kontaktne podatke v spremno pismo in predlog.
Predložite gradivo podjetju, ki je izdalo RFP. RFP je verjetno določil datum, do katerega naj se material vrne. Poskrbite, da boste pred tem datumom predložili vse materiale. Prav tako je dobra ideja, da nadaljujete z družbo teden dni po tem datumu, da vprašate, ali lahko zagotovite kakršne koli dodatne informacije o zadevi.
Nasveti
-
Podjetja redko izbirajo na podlagi predloga; vendar je na splošno dobra politika, da vedno odgovarjate na RFP in da dobronamerno poskušate posredovati najbolj podrobne možne informacije, predstavljene na najbolj profesionalen način.
