Pisanje nabavne politike se lahko zdi kot izguba časa, zlasti v majhnem podjetju. Toda ob formalni politiki, ki jo vsi zaposleni razumejo, boste pomagali pametno porabiti svoj operativni denar. Ko boste rasli, bodo pisne politike postale ključne za vaš uspeh. Napišite svojo nabavno politiko s tistimi, ki jo bodo uporabljali v mislih. Če ne bodo mogli razumeti politike ali če je proces preveč zapleten ali okoren, bodo zaposleni postali frustrirani in bodo bolj verjetno naredili napake ali namerno ignorirali politiko, da bi opravili delo.
Odločite se, kdo bo pooblaščen za nakupe v imenu družbe. Določite vse omejitve za organ, ki kupuje, in določite, kdo bo odobril nakupe nad temi omejitvami.
Napišite smernice za izbiro prodajalca. Ugotovite, kako bo potekal postopek ponudbe in koliko ponudb je treba pridobiti za vsako priložnost. Pojasnite vsa merila, ki jih morajo kupci uporabiti za ocenjevanje ponudb. Merila lahko vključujejo ceno, kakovost, zavarovanje, trajanje operacije prodajalca in drugo.
Navedite okoliščine, v katerih lahko zaposleni sklenejo pogodbo. Opišite postopek za odobritev pogodbe in dodelite pooblastila za podpis pogodbe. Določite najvišjo pogodbeno omejitev. Določite, kako pogosto je treba ocenjevati pogodbe za redne storitve.
Določite pravila o sprejemanju daril in obrokov od prodajalcev. Nekatera podjetja dovoljujejo obroke, ne pa daril, medtem ko druga podjetja dovoljujejo darila do določene vrednosti v dolarju. Nekatera podjetja omogočajo skupinska darila, ne pa osebnih daril in nekaterih prepovedi prodajalca v celoti.
Osnutek politike o navzkrižju interesov. Nekatera podjetja prepovedujejo zaposlenim, da kupujejo od prodajalcev, ki imajo v lasti svoj interes: drugi prepoved razširjajo na podjetja, v katerih ima interes bližnji prijatelj ali družinski član. Tudi drugi ne uporabljajo take omejitve.
Določite smernice za zaupnost. Določite, katere vrste informacij se štejejo za zaupne in določite časovno obdobje, v katerem je zaposlenim, ki imajo te informacije, prepovedano sproščanje.
Razložite svoj sistem naročanja. Podajte navodila za pisanje in izdajanje naročil. Če vam vaš računalniški sistem omogoča nastavitev minimalnih ravni zalog in obveščanje o nakupu, ko se dosežejo te ravni, razložite, kako to storite. Če vaše podjetje skladišči blago s pomočjo kodiranja ali drugega računalniškega sistema, podajte navodila za spreminjanje obstoječih izdelkov in nastavitev novih.
Dokumentirajte politiko, ki jo bodo drugi zaposleni, na primer prejemno osebje, uporabili, da bodo agenti za nakup seznanjeni z manjkajočimi, poškodovanimi ali nepravilnimi pošiljkami.
Nasveti
-
Morda boste želeli, da odvetnik pregleda vse pogodbene dokumente, preden ga podpišete.
Natisnite pravilnike na papirju z logotipom.
Opozorilo
Družbe, s katerimi se javno trguje, imajo običajno strogo politiko navzkrižja interesov. Posvetujte se z odvetnikom, če pišete nabavno politiko za javno podjetje.
