Prostovoljci so življenje krvi neprofitne organizacije. Veliko neprofitnih organizacij nima dovolj osebja za učinkovito vodenje organizacije, tako da prostovoljci zapolnijo vrzel. Organizacije, ki razvijajo in poudarjajo politike in postopke za svoj prostovoljni program in ki opredeljujejo vloge in odgovornosti prostovoljcev, izkoristijo ugodnosti, ki spremljajo prvi razred prostovoljnega programa.
Napišite uvod. Vključite ime agencije, izjavo o poslanstvu in temeljne vrednote, seznam članov osebja in seznam članov upravnega odbora. Prostovoljci ne pomagajo le pri projektih, temveč so tudi ambasadorji vaše organizacije. Vedeti morajo, kako agencija deluje in ljudi, ki zastopajo agencijo v upravni zmogljivosti. Vključite tudi informacije o tem, komu služba služi, kaj počne, da pomaga in programe, ki jih podpira.
predstavi agencijo prostovoljcem v prvem odstavku priročnika in jih pozdravi. Čeprav prostovoljci niso plačano osebje, jih je treba obravnavati spoštljivo od prvega dne. Prepričajte se, da priznavate njihovo vrednost kot osrednjo vlogo v poslanstvu organizacije. Napiši dva kratka stavka, da bi se prostovoljcem vnaprej zahvalila za služenje agenciji in jim sporočila, kako pomembna sta za misijo.
Ustvarite priročnik v formatu 8 1/2-palca-za-11-palcev, po možnosti 6-palčni-9-palčni, tako da ga je enostavno prenašati, prostovoljci pa ga lahko uporabijo kot priročno referenco. Priročnik se lahko vnese tudi v registrsko tablico s tremi obroči, tako da se lahko posodobitve enostavno dodajo. Postavite politike in postopke po korakih s preprostim in jasnim jezikom. Ne uporabljajte $ 10-besed za točkovanje. Prostovoljci prihajajo iz vseh izobraževalnih okolij in jezik vašega priročnika mora biti na ravni izobraževanja, ki jo lahko vsakdo razume.
Ustvarite opise nalog za prostovoljne položaje. Opišite vloge in odgovornosti, da lahko prostovoljci izberejo položaj, ki najbolje ustreza njihovim interesom. Opisi delovnih mest bodo vaši agenciji pomagali pri iskanju primerne prostovoljne priložnosti. Ljudje se prostovoljno iz različnih razlogov in imajo različne spretnosti. Dober opis dela bo omogočil prostovoljcem, da izberejo pravo priložnost za njih in za vašo organizacijo. Dodajte vzorčne izvode prijavnih listov, obrazcev za registracijo itd. Agencije imajo sledenje podatkovnim bazam za prostovoljne ure: časovni listi olajšajo sledenje ur.
Opišite vrste začetnega in dodatnega usposabljanja, ki je na voljo prostovoljcu. Navedite datume orientacije in kako lahko posodobijo svoje spretnosti ali se naučijo nove. Razvijte koledar datumov za usposabljanje in orientacijo. Obvestite prostovoljce, ali morajo podpisati izjavo o zaupnosti. Če to storijo, z njimi pregledajte izjavo, odgovorite na vsa vprašanja in razložite razlog za izjavo. Med prostovoljnimi usmeritvami skrbno preglejte priročnik za prostovoljce in prostovoljcem omogočite čas za vprašanja. (Vedno je lepo imeti preproste osvežitve ob prostovoljskih usmeritvah.)
Opišite postopek za pregled prostovoljcev. Naj vedo, ali potrebujejo preverjanje preteklosti, če imajo prostovoljci, ki jih izberejo, posebne licence, tveganja, zdravstvene preglede, TB teste, značke itd. Če pričakujejo, da bodo vozili za agencijo, pojasnite, kakšno vrsto zavarovanja morajo imeti, ali kakšno dodatno zavarovanje, ki bi ga potrebovali za prostovoljno delo za vašo agencijo.Pojasnite kakršne koli težave glede odgovornosti in sprejmite odpoved za podpis, če imate prostovoljne položaje z visokim tveganjem. Prostovoljci morajo poznati tveganje nekaterih priložnosti za prostovoljce. Prepričajte se, da vključite obrazce za opustitev in med orientacijo razložite utemeljitev zanje in prostovoljcem omogočite možnost podpisa teh obrazcev. Ta postopek bo zaščitil agencijo v primeru nesreče.
Pojasnite, kako so prostovoljci upravičeni do nagrad. Če ima agencija program priznavanja, navede, kdaj se izvaja, kako agencija priznava prostovoljce, če je to gala prireditev, kosilo ali posebna podelitev nagrad in dogodek oblačenja. Če je dogodek za priznanje prostovoljcev posebna priložnost za prostovoljce, ga opišite, da bodo razumeli, da osebje agencije postane "prostovoljec" za ta dogodek, prostovoljci pa postanejo gostje.
